ENG LIT LAT
LOGIN
Esileht

E-arve

Trüki

Mis on e-arved ja miks neid kasutada?
E-arvete saatmine ja rändlus
E-arvete vastuvõtmine
E-arvete kasutuselevõtmine ja partnerite kaasamine

Mis on e-arve?

E-arve
E-arve on masinloetav ja masintöödeldav arve, mis luuakse, edastatakse ja säilitatakse elektrooniliselt. E-arve liigub müüja majandustarkvarast ostja majandustarkvarra automaatselt, ilma et inimene peaks sekkuma ning arveandmeid uuesti käsitsi sisestama. PDF-formaadis arve ei ole e-arve.

Miks võtta kasutusele e-arved?

  • Paber- ja pdf-arved on kulukad, sest nende töötlus on aeganõudev ja nõuab palju lisatööd.
  • Üleminek masinloetavatele e-arvetele aitab hoida kokku kulusid, vähendades tehnilist tööd ja selleks kuluvat tööaega, tõsta andmete kvaliteeti ning ennetada vigade tekkimist.


E-arvete saatmine

Kuidas e-arveid luua?

Enamus Eesti majandustarkvarasid (raamatupidamisprogramme) suudab väljastada Eesti e-arve standardile vastavaid e-arveid. Kui teie tarkvara ei suuda e-arveid väljastada, võib müügiarvete väljastamise teenuse sisse osta (teenusepakkujaid on mitmeid).

Kuidas e-arveid klientideni toimetada?

E-arveid saab saata läbi e-arve operaatorite - Eestis hetkel Telema, Fitek, Omniva, EdiSoft ja E-arveldaja.
Millist teenusepakkujat valida, sõltub e-arvete mahust ning nende väljastamise iseloomust.

Kui arvete maht kuus on suur (üle 50 arve) ning neid esitatakse klientidele jooksvalt, sobib hästi Telema eInvoicing teenus.

Mikro- ja väikesed ettevõtted, kes väljastavad vaid mõne arve kuus, leiavad sobivaimad paketid Fitekilt,  Omnivalt või E-arveldajalt. Samuti pakuvad mõned operaatorid arvete distributsiooni teenust: firma saadab kõik esitatavad kuuarved korraga teenusepakkujale, kes jagab arved laiali vastavalt sellele, millisel kujul klient arvet saada soovib (e-arve, PDF meiliga, paberarve).

E-arvete rändlus

E-arve operaatorite vahel toimib ka e-arvete rändlus (ingl.k. roaming), mis tähendab, et e-arveid on ühe operaatori kliendina võimalik saata ka teise operaatori klientidele. Ei ole vaja hakata mitme operaatori kliendiks. E-arvete saatmine ja vastuvõtmine rändluse kaudu ei ole kallim arve saatmisest/vastuvõtmisest sama operaatori kaudu!



E-arvete vastuvõtmine

E-arveid saab vastu võtta samuti läbi e-arve operaatorite. Operaatorid vastutavad küll arvete kohaletoimetamise eest, aga koha, kuhu e-arved saabuvad, peab ettevõte ise otsustama.
  
Eraisikud ja väikeettevõtted saavad e-arveid tellida panka. Veidi suurematel firmadel, kes kasutavad majandustarkvara ning kus ostuarvetega puutub kokku rohkem kui üks inimene, tekib vajadus arvete elektroonse menetlemise keskkonna järele.

  • Kui teie majandustarkvara võimaldab arvete elektroonset menetlemist (nt Directo), saate ostuarveid menetleda ja arhiveerida majandustarkvaras.
  • Kui majandustarkvara sobilikku lahendust ei paku, siis saate kasutada operaatori poolt pakutavat arvete elektroonse menetlemise keskkonda (nt Telema eFlow). Arvete kinnitamine ja kulude joatamine toimub siis spetsiaalselt selle jaoks loodud mugavas veebipõhises keskkonnas.

NB! Kui otsustate arvete elektroonse menetlemise kasuks, soovitame valida lahenduse, kus lisaks e-arvetele
saab kinnitusringile saata ka pdf-arveid.



E-arvete kasutuselevõtmine

E-arvete kasutuselevõtmine ei ole pelgalt IT-projekt. E-arvetega muutuvad mitmed protsessid ja ärireeglid nii ettevõtte sees kui partnerite vahelises suhtluses. On oluline, et
  • tippjuhtkond on projektist teadlik ja toetab seda
  • projektil on üks ja väga aktiivne “omanik”
  • oleks kolme aasta strateegia, mis viiakse ellu samm-sammult (edukas pilootprojekt annab kindlust)
  • nii sise- kui väliskommunikatsioon saaks väga hästi läbi mõeldud ning teostatud
  • arvestataks oma äripartnerite IT võimekusega e-arveid saata, vastu võtta ning arhiveerida — see on reeglina oodatust oluliselt madalam
  • mitte taasleiutada jalgratast st mitte arendada lahendusi, mida teised ettevõtted juba ammu kasutavad
  • kehtiks äripartnerite kaasamise strateegia.

Partnerite kaasamine

on e-arvete projekti õnnestumise üheks võtmeteguriks - seda ei tasu jätta juhuse hooleks. Kaaluma peaks mitme erineva strateegia vahel:
  1. Opt-In
    Ettevõte kohandab oma süsteemi e-arvete kasutamisele sobivaks ning teavitab uudse süsteemi kasutamisest oma partnereid. Iga partnerit tuleb eraldi veenda e-arvetele üle minema – argumentide ja auhindadega
  2. Opt-Out
    Ettevõte kohandab IT süsteemi e-arvete kasutamisele sobivaks. Partneritele seatakse ultimaatum – peale kindlat kuupäeva kasutatakse ainult e-arveid. Paberdokumentidega jätkamisega kaasnevad rahalised käsitlustasud, mis arve summadest tasaarveldatakse.