ENG LIT LAT
LOGIN
Esileht

EDI turu uudised

Trüki

Kummutame 5 müüti e-arveldusest


Seoses üleminekuga paber- või PDF-formaadis arvetelt e-arvetele on liikvele läinud mitmeid müüte.

1. müüt: PDF arve on e-arve
Meili teel edastatavad PDF-formaadis arved päris e-arved siiski ei ole. PDF arvetel olevat infot peab majandustarkvarasse enamasti aga ise kopeerima või andmeid sisse trükkima. E-arve on täielikult masinloetav ehk majandustarkvara suudab selle andmed automaatselt sisse lugeda.

2. müüt: E-arvetele üleminekuks peavad kõik hankijad hakkama saatma e-arveid
Kui e-arveid saadaksid kõik hankijad, oleks saavutatav sääst kõige suurem. Paraku ei juhtu see kohe, vaid võtab aega. Täna pakuvad dokumendiliikluse operaatorid üleminekulahendusi, mis võimaldavad ühes elektroonses keskkonnas menetleda nii paber-, PDF kui e-arveid.

3. müüt: E-arved on kasulikud ainult suurtele ettevõtetele
Ka väikesed ettevõtted saavad e-arvete kasutuselevõtuga oma protsesse tõhustada. Väheneb ostuarvete sisestamisele kuluv aeg, esineb vähem vigu ning kulutustest tekib selgem ülevaade. Suurte, mitme asukohaga ettevõtete jaoks on ajavõit veelgi suurem, sest dokumentide ei pea enam füüsiliselt liigutama paigast teise.

4. müüt: E-arved suurendavad kulusid
E-arvete juurutamisega kaasnevad tõesti teatavad kulud ja dokumendiliikluse operaatorid võtavad teenustasu. Ent pikemas perspektiivis e-arved hoopis vähendavad ettevõtte kogukulusid. Vabanenud aega saab kasutada kõrgemat lisaväärtust loovatele tegevustele nagu finantsplaneerimine ja -analüüs.

5. müüt: E-arvete kasutuselevõtmine on IT-projekt
E-arvetele üleminek on palju enamat kui järjekordne IT arendusprojekt. E-arvete kasutuselevõtuga muutuvad mitmed äriprotsessid ja projekti tuleb kindlasti kaasata kõik seotud osapooled, sealhulgas ka tippjuhtkond. IT-lahenduste kohandamine on vaid üks projekti olulistest osadest.

Tagasi sisukorda


E-arveldamine avaliku sektoriga kohustuslikuks aastal 2018


E-arvete vastuvõtmine ja menetlemine muutub kogu Euroopa Liidus kohtustuslikuks 2018. aasta kolmandas kvartalis. Eesti riigi esindajad on otsustanud e-arvetele üle minna juba 2016. aasta jooksul. Kui teie ettevõte arveldab avaliku sektoriga mistahes EL liikmesriigis, olge valmis kasutama e-arveid!
 
Ettevõtted saavad e-arvetele üleminekust selget majanduslikku kasu. Automatiseeritud arveldusprotsessidest saadav sääst on keskmiselt 1-2% käibest. Kogu Euroopa Liidus hoitakse e-arveldusega kokku üle 100 miljardi euro.

Täna kasutatakse e-arveid enim Taanis, Soomes ja teistes põhjamaades. Eesti erasektori ettevõted edastavad e-arvetena 19%. E-arveldamine edeneb ka Lätis ja Leedus, seal on arvatav e-arvete osakaal 10% juures. Sellele vaatamata edastatakse suur osa arveid ikka veel paberil. Tihti arvatakse, et PDF-kujul esitatud dokument ongi e-dokument, kuid see ei vasta tõele. Pildipõhiste PDF-dokumentide kasu piirdub odavama transpordi ja arhiveerimisega. Tegelikku protsessi automatiseerist ja märkimisväärsest kokkuhoidu need aga ei taga. On hea teada, et Euroopa riikide seadusandlus ja maksusuunised tunnustavad võrdselt nii paberkandjal kui ka elektroonilisi arveid.

Tagasi sisukorda

Mida tähendab e-arve ajastul mõiste “originaalarve”?


“Originaalarve” mõiste tekitab paljudes segadust. Oli aeg, mil see tähendas pitsatite ja väljastaja ning saaja allkirjadega kinnitatud tähtsat paberit. Paberil esitatud arvete osakaal kahaneb täna jõudsalt. Pigem saadetakse maksjale e-postiga PDF-dokument või, parimal juhul, edastatakse ettevõtte majandustarkvarast vastuvõtja omasse päris e-arve.

Arve on müüjalt ostjale esitatav, ärilist tehingut kajastav dokument, millel on märgitud kauba või teenuse nimetus, kogus ning tasumisele kuuluv hind. Selle, mis andmeid peab arve sisaldama, määrab ära seadusandlus ning need kehtivad võrdselt kõigile arvetele (paberarve, PDF-arve või e-arve), olenemata esitamise kujust.

Juhul, kui arvest tehakse koopiaid, on originaalarve väljastatud arve esimene eksemplar. Kui müüja väljastab e-arve otse oma majandustarkvarast ostja majandustarkvarasse, on originaalarveks just see elektrooniline e-arve, mitte selle väljatrükk. Ka seadus tunnistab originaaliks e-arve.

Paljud ametiasutused, kes vajavad läbivaatamiseks ettevõtete dokumente, mitte ainult ei võimalda, vaid ka eelistavad tõendusmaterjali esitamist digitaalselt ja elektroonilisi kanaleid pidi.

Kahtlaste äritehingute puhul ei pruugi ka pitsati ja allkirjaga paberarve olla piisavaks tõendiks. Vahel tuleb tehingu toimumist tõestada pikema auditiga ja appi tulevad lepingud, saatelehed, maksekorraldused ja partnerite kirjavahetus. Kui kõik need dokumendid on elektroonsed, sujub asjaajamine palju lihtsamalt.

Tagasi sisukorda

Reaalajas majandus tuleb, et jääda


Järgmise põlve ettevõtjad teevad äri reaalajas majanduse tingimustes. Mida kujutab endast reaalajas majandus? See tähendab, et äripartnerite vahel liikuv infovoog on digitaalne, loodud peamiselt automaatselt ning toimub reaalajas. Üha parema IT-võimekuse ja protsesside automatiseerimise tulemusena saavad inimesed keskenduda uute asjade väljamõtlemisele, innovatsioonile ja teistele olulistele põhitegevustele.

Kaubanduse ostu- ja müügiprotsessides tähendab see seda, et tellimused, kinnitused, arved ja maksed liiguvad infosüsteemide vahel automaatselt ning viivitusteta. Raamatupidamises tähendab see automaatseid kandeid tehingute toimumise hetkel. Ka maksuametile ega teistele riigiametitele ei pea esitama igakuiseid aruandeid, sest need koostatakse ja saadetakse automaatselt, reaalajas.

Üheleheküljelise digidokumendi menetlemine võtab paberdokumendiga võrreldes 30 minutit vähem aega. 2015. aastal vahetavad Telema kliendid kokku üle 13 miljoni e-dokumenti ja hoiavad seega kokku üle kuue miljoni töötunni. Kui korrutame selle aja läbi keskmise 1000 euro suuruse kuupalgaga, saab aja kokkuhoiust 90 miljoni euro suurune kulusääst.

Reaalajas majandus mõjutab ka keskkonda ja loodust. Soome Aalto Ülikooli uuring tõestas, et kui vahetada paberdokumendid elektroonsete vastu, väheneb süsihappegaasi tootmine dokumendi kohta 350 grammilt kuue grammini, ja seda ainult trükkimise ja transpordi arvel. Aastal 2015 vähendavad Telema kliendid kasvuhoonegaaside tootmist 4200 tonni ehk 70 raudteevagunitäie võrra.

Tagasi sisukorda

Kuidas puutub õllemäng tarneahela juhtimisse?


2015. aasta märtsi seisuga on Eestis Õllemängu mänginud sada laudkonda. Kogu maailmas ulatub mängijate arv sadadesse tuhandetesse. Õllemäng on Massachusettsi Tehnikaülikoolis (MIT Sloan School of Management) 50 aastat tagasi loodud ärisimulatsioon, mis tutvustab tarneahela toimimispõhimõtteid. Mängu eesmärk on hoida laovarud võimalikult madalad, kuid mitte jääda ilma kaubata etteteadmata nõudluse tingimustes. Haarav simulatsioon on lõbus ja samas arendab mõttetegevust. Paljud osalejad tunnistavad pärast mängu, et said õllemänguga tarneahela kohta rohkem teadmisi kui teistel loengutelt ja koolitustelt kokku.

Telema korraldatud Õllemäng on õppetöö avanguks Tallinna Tehnikaülikooli tarneahela magistrantidele iga aasta septembris. Telema tiim juhendas Õllemängu ka Pärnu Tarheahelakonverentsil 2014. ja 2015. aastal. Mitmed ettevõtted on kasutanud võimalust kutsuda Telema tiim Õllemängu korraldama oma sisekoolitustele. Teiste seas on tarneahelasimulatsiooni proovinud Swedbank, Wendre, Eugesta ja Ericsson. Õllemängu kajastas 2015. aasta märtsis ka Eesti Päevaleht. Loe lähemalt SIIT.

Tagasi sisukorda