Tootekoodid EDIs – parim praktika

EDI on seda edukam, mida rohkem kasutada standardeid. Kindlasti on palju abi tootekoodide standardiseerimisest. Kui leppida enne EDI käivitamist kokku, milliseid tootekoode kaubandusdokumentides kasutatakse, õnnestub vältida mitmeid hilisemaid probleeme.

 

Miks on tootekoode vaja? 

Võiks arvata, et tootenimed on piisavalt selged, milleks veel tootekoodid? Kuigi nimetused on palju arusaadavamad, on need sageli pikad ja lohisevad. Pealegi on kauba nimetus nii tarnija kui ostja tarkvaraprogrammis harva täpselt samasugune. Sellepärast ei olegi toote nimi kauba arvuti poolt tuvastamiseks usaldusväärne tunnus.

Kodeerimine on tootele või teenusele selle kiireks tuvastamiseks kordumatu numbri määramine. Parim tava on kasutada registreeritud tootekoode, nagu EAN, GTIN või UPCN, mis tagavad numbri kordumatuse. Neid standardseid numbreid saab esitada ka vöötkoodidena. Vöötkoodi saab omakorda elektrooniliselt skännida, mis muudab hõlpsamaks toodete jälgimise, töötlemise ja säilitamise.

Parimate tulemuste saamiseks kasutage tarneahela automatiseerimiseks ja EDI tõrgeteta kasutamiseks registreeritud tootekoode.

Kasutusel on siiski ka muud tüüpi tootekoode. Vaatame neid lähemalt, selgitades plusse ja miinuseid.

 

Tarnija ettevõttesisesed tootekoodid

Paljud tarnijad/tootjad tuvastavad oma tooteid ettevõttesiseste koodide järgi. Tarnijapoolsed koodid antakse toodetele tarnija laohaldussüsteemis. Koodid kas genereeritakse süsteemi poolt automaatselt või saab tootja ise neid määrata.

Kui olete tootja/tarnija, lähtuge tootekoodide puhul järgmistest parimatest tavadest:

• igal tootel ja teenusel peab olema oma ainulaadne tootekood;
• erinevate omadustega (nt värv, suurus) toodetel peaksid olema ka eraldi koodid;
• kasutage koodides tähtede asemel numbreid, vältige erisümboleid ja kirjavahemärke;
• mida lühem, seda parem.

 

Jaemüüja ettevõttesisesed tootekoodid

Enamiku jaemüüjate tarkvara määrab igale tootele automaatselt samuti sisemise koodi – jaemüüja tootekoodi. Kui jaemüüja ei kasuta automaatset genereerimist ja määrab tootekoode ise, siis kehtib sama parim praktika, mis tarnijapoolsete koodide puhul (vt eespool).

NB! Teise koodisüsteemi loomine toodetele, millel juba on koodid (tarnija koodid ja enamasti ka GTIN-id), ei ole hea lahendus. Kuid jaemüüjate endi pakutavate toodete ja teenuste jaoks on sisemisi koode siiski vaja.

Jaemüüjate tarkvarades on reeglina võimalik kirjeldada mitut tootekoodi – lisaks sisemistele koodidele peaks alati lisama ka tarnijapoolsed tootekoodid. Parim tava on lisada ja kasutada peamiste koodidena GTIN-koode.

 

Vältige jaemüüja sisekoodide kasutamist tellimustel ja arvetel

Kuigi toodetele määravad automaatselt koode nii tarnijate kui ka jaemüüjate tarkvarad, on alati mõistlik eelistada tarnijapoolseid koode (ja parim tava on kasutada hoopis GTIN-e). Lisage oma tarkvaras tootekaardile alati tarnijakood ja GTIN. Kui teie tarkvara seda ei võimalda, valige teine tarkvara.

Miks?

• Igal jaemüüjal on sama kauba jaoks erinev oma sisemine tootekood. Ühe tarnija tooteid müüvad aga mitmed jaeketid. Tarnija tarkvaras ei ole võimalik tootekaardile lisada kõikide ostjate tootekoode. Teisalt tarnib ühte konkreetset kaupa tavaliselt ainult üks tarnija ja selle tarnija tootekoodi saab hõlpsasti lisada tootekaardile jaemüüja tarkvaras.
• Muidugi saab tehniliselt tekitada tarnija-ostja kaubakoodide vastendusi, kas ühel või teisel poolel või EDI-operaatori poolt, kuid see on kulukas ja veaohtlik praktika. Pealegi lihtsalt välditav, kasutades tarnijapoolseid koode või veelgi parem GTIN-koode.

EDI toimib veatult, kui kasutate GTIN-koode.

 

GTIN-koodid toote tuvastamiseks

Üleilmne parim praktika näeb ette toodete tuvastamiseks GTIN-koode – see on GS1 üle maailma kehtiv standard. GTIN ehk Global Trade Item Number tähendabki üleilmset kaubaartikli numbrit ja on EAN-i (European Article Number) lähisugulane. GTIN-koode väljastab rahvusvaheline standardiorganisatsioon GS1. Iga GTIN on kindlasti ainulaadne ja seega tootele parim võimalik tunnuskood. Lisateavet saate lugeda eraldi blogipostitusest kuidas mõista GTIN-tootekoode.

 

Milliseid tootekoode kasutada? 

Enne EDI juurutamist peavad ostja ja tarnija kokku leppima, milliseid tootekoode EDI dokumentides toodete tuvastamiseks kasutama asutakse. Sageli sisaldavad dokumendid mitut tootekoodi, kuna kõigi kaubaartiklite jaoks ei pruugi GTIN-koodi olla.

Kui kaubanduspartner saadab teile mitut tootekoodi sisaldava EDI-dokumendi, võiks teie tarkvara toodete tuvastamise järjekord olla järgmine:

1. GTIN – eelistatud
2. Tarnija kood – see on tarnija kaup, seega on loogiline, et nemad määravad tootekoodi (parem kui jaemüüja koodi kasutamine)
3. Jaemüüja poolne või mõni muu kood – põhjustab sageli segadust ja vigu.

Kui teie ettevõte kaalub tarneahela protsesside automatiseerimist, võib õiget tüüpi tootekoodi kasutamine muuta asjad oluliselt sujuvamaks. Külastage meie blogi, et saada lisateavet elektroonilise dokumendivahetuse ja EDI parimate praktikate kohta. Kui teil tekib küsimusi, võtke meiega julgelt ühendust.