ELVI suurendas süsteemse liitmisprotsessi abil EDI-partnerite arvu 50% võrra

E-postil on ärimaailmas küll oma koht, kuid suurte tellimus- ja arvemahtude vahetamiseks see ei sobi. Kuigi esialgu võib selline lahendus toimida, muutub see mahtude kasvades kiiresti aeglaseks, veaaltiks ja raskesti automatiseeritavaks. See oli probleemiks ka ELVI jaeketile: osade tarnijatega käis andmevahetus endiselt e-posti teel, mis tekitas meeskonnale palju täiendavat käsitööd.

Olukorra lahendamiseks alustas ELVI koostöös Telemaga kolmekuulist projekti, et rohkem tarnijaid EDI-võrgustikuga liita (elektrooniline andmevahetus). Eesmärk oli liikuda senisest 40 EDI-partnerist kaugemale, vähendada manuaalseid tegevusi ning luua tarnijatega sujuv, automatiseeritud koostöö. Kampaania kestis 2025. aasta oktoobrist detsembrini.

Süsteemne lähenemine tarnijate liitmisele

ELVI halduskoormuse vähendamiseks võttis Telema kogu liitmisprotsessi enda kanda, viies läbi partnerite analüüsi, võttes ühendust tarnijatega ja hallates kogu suhtlust.

Kampaania keskendus kahele rühmale:

• tarnijad, kes juba kasutasid Telemat, ning
• umbes 100 täiendavat tarnijat, kes veel EDI-lahendust ei kasutanud.

Eesmärgi kiiremaks saavutamiseks lepiti kokku konkreetne üleminekukuupäev, millest alates aktsepteeris ELVI dokumente üksnes EDI kaudu. See andis tarnijatele selge ajaraami ja kiirendas liitumisprotsessi.

Liitmisel läheneti tarnijatele erinevalt:

• Telema võrgustikku ühendatud tarnijad, kes tundsid süsteemi, vajasid vaid ühenduse aktiveerimist.
• Uued liitujad vajasid põhjalikumat tuge. Nende puhul kasutas Telema struktureeritud teavitustööd, kombineerides e-kirjad, telefonikõned ja järeltegevused, et lahendada nii tehnilised kui ka administratiivsed takistused.

Tulemused kolme kuu möödudes

Programmi lõpuks kasvas ELVI Telema-võrgustikuga ühendatud tarnijate arv 50% võrra – 40-lt partnerilt enam kui 60-ni. Uued EDI-ühendused loodi nii olemasolevate Telema kasutajatega kui ka tarnijatega, kes polnud varem dokumente elektrooniliselt vahetanud.

Lisaks läksid kaks ettevõtet oma seniselt veebipõhiselt EDI-lahenduselt üle integreeritud EDI-le, ühendades dokumendivahetuse otse oma majandustarkvaraga (ERP). See tõi kaasa olulisi eeliseid:

• kadus vajadus andmete manuaalseks sisestamiseks,
• vähenes vigade oht,
• töötajad said keskenduda väärtuslikumatele ülesannetele.

Kuigi see ei omanud ELVI dokumendimahtudele kampaania vältel otsest mõju, pani see aluse pikaajalisele automatiseerimisele ning lõi vastupidavama ja skaleeritavama tarneahela.

Kokkuvõttes suutis ELVI vaid kolme kuuga märkimisväärselt suurendada EDI kasutusulatust oma tarnijate seas. Projekt tõestas, et:

1. selge üleminekutähtaeg,
2. erinev lähenemine vastavalt tarnija valmisolekule ning
3. pidev järelkontroll takistuste kõrvaldamiseks

aitavad EDI-le üleminekut kontrollitult ja mõõdetavalt edendada.

Kas soovite samuti enda EDI-võrgustikku laiendada?

Kui teie ettevõte saadab tellimusi või arveid endiselt e-posti teel, aitab tarnijate liitmine EDI-ga tõsta automatiseerituse taset ning vähendada käsitööd.

Telema kaasamise spetsialist saab analüüsida teie partnerite võrgustikku ja selgitada välja, kuidas saaksite üleminekust kõige suuremat kasu. Teenus on liitujale lisatasuta.

Liitumiseks võtke ühendust:
Marianne Kobin
marianne.kobin@telema.com