„Palun saatke meile e-arve.“ Aga mis meiliaadressile?

Kui klient palub teil saata e-arve, võib esimene küsimus olla: „Millisele meiliaadressile?“ Vastus on lihtne: e-arvet ei saadeta e-postiga.

E-arve ei ole PDF-fail ega arve pilt. See on kindla struktuuriga masinloetav dokument, mis liigub saatja majandustarkvarast e-arve operaatori kaudu otse ostja majandustarkvarasse või ostuarvete menetluskeskkonda. Arve andmeid ei pea keegi e-kirjast alla laadima ega käsitsi ümber sisestama.

Seega, kui klient ütleb „palun saatke meile e-arve“, siis palub kasutada spetsiifilist arveformaati ja edastuskanalit.

Mis on e-arve ja mis ei ole e-arve?

Kõige lihtsam viis erinevust selgitada on järgmine:

• PDF-arve on inimesele loetav dokument, mis saadetakse tavaliselt e-postiga.
• E-arve on masintöödeldav arve, mis saadetakse tarkvarade vahel. Sellega võib kaasas olla ka PDF-fail, kuid PDF ise ei muuda arvet e-arveks.

PDF-arve puhul peab ostja arve andmed kas käsitsi sisestama, kopeerima või tuvastustarkvara abil digiteerima. E-arve puhul jõuavad vajalikud andmed, näiteks müüja, arve number, kuupäev, summad, käibemaks ja arveread, automaatselt vastuvõtja süsteemi.

Rahandusministeerium kirjeldab e-arvet kui algselt digitaalselt ja ühtse standardi alusel koostatud masinloetavat faili, mida saab edastada müüja tarkvarast ostja tarkvarasse ilma arveandmete käsitsi sisestamiseta.

Miks e-arvet ei saadeta meiliga?

Tehniliselt on võimalik XML-fail e-kirjale lisada, kuid see pole ei tavapärane ega korrektne e-arvete vahetamise viis.

E-arvete operaatorite kaudu saatmine võimaldab:

• suunata arve automaatselt õige ettevõtte õigesse süsteemi;
• kontrollida arve formaati ja kohustuslike andmete olemasolu;
• jälgida, kas arve jõudis vastuvõtjani;
• teisendada vajadusel erinevaid e-arve formaate;
• vähendada eksimusi ja arvepettuste riski.

E-post ei anna samaväärset kontrolli ega jälgitavust. E-kiri võib sattuda rämpsposti, jääda töötaja postkasti või minna valele aadressile. Operaatori kaudu saadetud e-arve liigub ettevõtte registrikoodi alusel otse õige vastuvõtjani.

Kuidas e-arvet saata?

Kui klient palub e-arvet, tasub esmalt kontrollida, kas teie majandustarkvara toetab e-arvete saatmist.

Paljudes Eesti raamatupidamis- ja majandustarkvarades on e-arvete saatmise võimalus juba olemas. Mõnel juhul tuleb funktsioon vaid aktiveerida. Kui kasutate raamatupidamisteenust, küsige abi oma raamatupidajalt või teenusepakkujalt.

Tavaliselt toimub saatmine nii:

1. Müügiarve koostatakse majandustarkvaras nagu tavaliselt.
2. Selle asemel, et saata PDF, valitakse „Saada e-arvena“.
3. Tarkvara või ettevõtte e-arve operaator edastab arve ostja operaatorile.
4. Arve jõuab otse ostja raamatupidamistarkvarasse või ostuarvete menetluskeskkonda.

Selleks ei pea müüja üldjuhul teadma ei ostja operaatorit ega tehnilist vastuvõtuaadressi. Piisab ostja korrektsest nimest ja registrikoodist, et operaatorid e-arve õigesse kanalisse suunaks. 

Kui teie tarkvara ei toeta e-arvete saatmist, saate kasutada e-arve operaatori teenust või sisestada üksikud arved käsitsi, näiteks riigi e-arveldaja keskkonnas.

Kuidas teada, kas klient võtab e-arveid vastu?

Eesti ettevõtte e-arve vastuvõtmise võimekust näeb e-äriregistrist, kuhu on üles märgitud ettevõtte operaator või vastuvõtukanal. Enamik majandustarkvarasid kontrollib seda infot automaatselt ning pakub arve koostamisel kohe e-arve saatmise võimalust.

E-arve nõudmise õigus tuleneb seadusest

Alates 1. juulist 2025 annab Eesti raamatupidamise seadus e-äriregistris e-arve vastuvõtjaks märgitud ettevõttele õiguse nõuda müüjalt e-arve esitamist.

Raamatupidamise seaduse § 7¹ lõike 7 kohaselt võib äriregistris e-arve vastuvõtjaks märgitud raamatupidamiskohustuslane nõuda soetatud kauba või teenuse eest müüjalt e-arvet. Kui pooled ei ole kokku leppinud teistsuguse asjakohase standardi kasutamises, eeldatakse, et nõuetekohane e-arve vastab Euroopa e-arveldamise standardile EN 16931-1, millest kirjutasime täpsemalt ka enda blogis.

Rahandusministeerium on muudatust selgitades öelnud veelgi otsesemalt: kui ettevõte on e-äriregistris e-arve vastuvõtjaks registreeritud ja pooled ei ole kokku leppinud teisiti, tuleb müüjal talle vaikimisi esitada e-arve.

Praktikas tähendab see, et e-arve operaatori või muu vastuvõtukanali olemasolu e-äriregistris ei ole pelgalt tehniline informatsioon. See näitab, et ettevõte on registreerinud end e-arve vastuvõtjaks ning tal on seadusest tulenev õigus e-arvet nõuda.

Mida teha, kui e-arve saatmine ei õnnestu?

Kui teie klient küsib e-arvet, kuid te ei tea, kuidas seda saata, ei ole lahendus PDF-arve ümbernimetamine ega XML-faili e-postile lisamine.

Võtke ühendust:

• oma raamatupidaja või raamatupidamisteenuse pakkujaga;
• oma majandustarkvara klienditoega;
• ettevõtte e-arve operaatoriga.

Küsige konkreetselt: „Kuidas saan oma majandustarkvarast Eesti ettevõttele e-arve saata?“

Enamasti on vajalik funktsioon juba olemas ning see tuleb vaid aktiveerida või õigesti seadistada. Kui saadate ainult mõne arve kuus, siis võib teile sobida ka mõni veebipõhine lahendus, kuid suurema arvemahu korral on mõistlik e-arvete saatmine oma majandustarkvaraga automatiseerida.

E-arve on kasulik ka müüjale

E-arve teenib lisaks ostjale ka müüja huve, kuna see: 

• jõuab kiiremini ostja arveprotsessi;
• ei kao töötaja postkasti ega rämpsposti;
• sisaldab vähem sisestusvigu;
• on paremini jälgitav;
• vähendab arve tagasilükkamise tõenäosust;
• aitab kaasa arve kiiremale kinnitamisele ja tasumisele.

Kui klient palub e-arvet, ärge küsige meiliaadressi

Kokkuvõte on lihtne: e-arve pole e-postiga saadetav PDF-arve.

Kui klient palub saata e-arve:

1. kontrollige oma majandustarkvara e-arvete funktsiooni;
2. kasutage arve saatmisel valikut „Saada e-arvena“;
3. vajaduse korral küsige abi oma tarkvarapakkujalt, raamatupidajalt või e-arve operaatorilt;
4. ärge saatke PDF-arvet lihtsalt mõnele teisele e-posti aadressile.

E-arve liigub ettevõtete vahel tarkvarade ja e-arve operaatorite kaudu. Just see teeb arve töötlemise kiiremaks, täpsemaks ja turvalisemaks.

Kas vajate e-arveldusel abi?

Telema aitab ettevõtetel e-arveid turvaliselt saata ja vastu võtta ning ühendada e-arvete liikumise majandustarkvara ja ostuarvete protsessiga.

Küsi Telema e-arvete lahenduse kohta: