Mis on EDI?

Lühendi EDI taga peitub ingliskeelne väljend “electronic data interchange”, mis tähistab elektroonset andmevahetust. See tähendab, et äripartnerid ei pea igapäevaseid dokumente enam e-posti teel või paberil vahetama, vaid need liiguvad automaagiliselt osapoolte majandustarkvarade vahel.

Automaagia peitub EDI teel vahetatavate dokumentide vormingus. Selleks, et dokumente suudaksid töödelda arvutid, peavad need olema kindlaksmääratud struktuuriga. Seetõttu ei ole näiteks e-kirjaga saabunud PDF-fail veel e-dokument.

 

Miks oma äriprotsesse automatiseerida?

Ühe kaubatehinguga võib olla seotud kümneid dokumente. Lihtsustatult öeldes tuleb kaup tellida, komplekteerida ja lähetada ning saadetis vastu võtta ja selle eest tasuda. Iga sammuga võib kaasneda uus dokument. Ostja seisukohast räägime protsessist, mis algab sisseostust ja lõpeb maksmisega (ingl k purchase to pay), müüja seisukohast tellimuse saabumisest raha laekumiseni (ingl k order to cash). Mõlemal juhul pääseb tänu EDI-le andmete topeltsisestamisest tarneahelas. Nii väheneb info töötlemisele kuluv aeg ning on tagatud parem andmekvaliteet.

Kui veel umbes kümmekond aastat tagasi oli e-andmevahetus midagi uut ja innovatiivset, siis tänaseks on efektiivne infovahetus tarneahelas normiks. Mida rohkem äriprotsesse suudetakse automatiseerida, seda suuremat kasu see ettevõttes loob.

 

Kuidas e-andmevahetus töötab?

Kõige enam vahetatakse elektroonselt ostu- ja müügiarveid ning -tellimusi, kuid võimalik on automatiseerida ka näiteks vastuvõtukinnituste, tarnekorralduste või tagastuste infoedastust. EDI-le üle minnes sisestab dokumendi saatja andmed ikka oma majandustarkvaras. Koostatud dokument liigub läbi operaatori (nt Telema), kes tõlgib info vastuvõtja tarkvara jaoks sobivaks. Saaja saab andmed kätte, ilma et peaks neid oma süsteemi käsitsi sisestama.Töötajad saavad keskenduda sellele, mis ettevõtte jaoks päriselt tähtis on!