Aldari EDI edu võti: hankijate kaasamine

Aldar Eesti saadab iga kuu üle 10 000 tellimuse ja võtab vastu sama palju arveid. Protsessi automatiseerimiseks otsustas Aldar võtta kasutusele EDI (elektroonilise dokumendivahetuse). Üks nende olulisi õppetunde oli arusaamine, kui tähtis on EDI puhul läbimõeldud tarnijate kaasamine. Vähem kui aastaga õnnestus Aldaril ühendada EDI kaudu rohkem kui 90% oma tarnijatest.

EDI säästab aega

Tellimuste ja arvete automaatne vahetamine ostja ja tarnija vahel EDI teel toob kaasa märkimisväärse aja kokkuhoiu. EDI kasutades säästab ettevõte iga sissetuleva dokumendi (arve) andmete käsitsi sisestamise pealt keskmiselt 15 minutit. Kujutage ette kokkuhoidu 10 000 arve vastuvõtmisel ühes kuus. See on põhjus, miks üks Eesti suurimaid jaekette Aldar kaasab aktiivselt oma tarnijaid EDI kasutamisele.

Mida rohkem EDI partnereid, seda suurem kasu ettevõttele

EDI väärtus kasvab iga elektroonilise dokumendivahetusega alustava partneriga. Mida suurem on EDI teel andmeid vahetavate partnerite arv, seda suurem on EDI kasu ning kokku hoitud töötundide maht. Iga ettevõte soov on saada oma investeeringutest võimalikult palju kasu. EDI investeeringu puhul tuleks kindlustada, et võimalikult paljud sinu partnerid (tarnijad ja kliendid) läheksid EDI peale üle. See eeldab partnerite teavitamist EDI võimalustest ning järjekindlat koostööd EDI juurutuse suunas. Iga dokument ja iga uus tarnija aitab kaasa kulude kokkuhoiule ja EDI investeeringu tasuvusele.

Vältige paralleelseid protsesse

Ettevõtted, kes ei kaasa kõiki oma tarnijaid, on sunnitud kasutama mitut erinevat kanalit ja protsessi – e-posti, paberit, telefoni, EDI jms. Lubades oma partneritel endiselt saata PDF-arveid või tellimusi, peavad teie töötajad endiselt ka sisestama andmed teie süsteemi käsitsi. Kanalite ja protsesside rööpkasutus tähendab seda, et ajasääst ei ole maksimaalne võimalik. Eriti kehtib see sissetulevate dokumentide puhul.

Tarnijate ühendamine EDIle on võti

Mõistes EDI väärtust, tegi Aldar kõik, et julgustada  ka oma tarnijaid alustama EDI teel andmevahetust. Kuue kuu jooksul alates EDI juurutamisest ühendas Aldar 20% oma tarnijatest, kelle arved moodustasid üle 40% kõigist kaubaarvetest. Esimese aasta lõpuks oli Aldaril EDI andmevahetusel üle 90% tarnijatest, säästes ettevõttele aastas üle 300 000 euro.

EDI loob väärtust ka tarnijatele

Ka Aldari tarnijad hoiavad tänu EDI tellimustele kokku sadu tuhandeid eurosid. Aeganõudev tellimuste käsitsi sisestamine on minevik. Tellimused jõuavad nüüd automaatselt laotarkvarasse ning on valmis komplekteerimiseks, pakkimiseks ja kohaletoimetamiseks. Tänu EDI-le ei esine enam vigu, mis tekkisid andmete topelt sisestamisel. Tellimuse andmed on täpselt sellised, nagu saatmise hetkel.

Aja kokkuhoid, usaldusväärsus, turvalisus

„EDI on meie ettevõttes kiirendanud kaupade tellimise ja andmete sisestamise protsessi, tagades seeläbi veelgi kiirema kauba müügi kauplustes,“ tõdeb Aldari tootejuht Tuuli Pirk-Kesküll. Ta selgitab, et EDI peamine eelis on aja kokkuhoid, mida kasutatakse äriprotsesside arendamiseks. “E-posti teel saadetud arved ja tellimused võivad kaduda või sattuda valedesse kanalitesse, EDI tagab turvalisuse ja konfidentsiaalsuse,” lisab ta.

Lisage EDI tarnelepingutesse

Ettevõtlus areneb ja muutub, tarnijad vahetuvad. Uued tooted toovad uusi tarnijaid. Aldar hoolitseb pidevalt selle eest, et kõik uued tarnijad oleksid EDI kasutamisest huvitatud. See on ka eraldi punkt nende tarnelepingutes. Aga et kõik tarnijad oleks EDI-ks valmis, vajab teema pidevat tähelepanu. EDI kasu tutvustatakse juba tarneläbirääkimiste käigus ning kauba vastuvõtmisel nõutakse arveid EDI teel. Mida kiiremini partnerid läbi EDI ühendatakse, seda varem saab tunda töö vilju.

Kommunikatsioon, kommunikatsioon, kommunikatsioon

Eduka kaasamise saladus on toimiv ja korduv kommunikatsioon erinevates kanalites – e-kirjad, telefonikõned ja kohtumised. Partnerite kaasamine on pidev küsimine, meelitamine, veenmine, sundimine ja ähvardamine. Mida varem tutvustate oma partneritele EDI nõudmisi, seda parem. Korduvad ja järjepidevad sõnumid on parimad. Mida täpsem ja nõudlikum olete oma retoorikas, seda parem. Kui sõnum ei toimi, muutke seda. Kui partner ei reageerinud kirjale, saatke see uuesti. Veel parem, helistage või kohtuge nendega. Kui partneril on küsimusi, selgitage.

Telema pakub kaasamisel abi

Telema suunab ning konsulteerib, pakkudes kaasamise protsessis vajalikke juhendeid, kirjanäidiseid ja teisi abimaterjale. Kui olete huvitatud ja soovite lisateavet EDI partnerite kaasamisest, vaadake siia ja võtke meiega ühendust.

Aldar Eesti

Aldar Eesti OÜ on Eestis, Lätis ja Poolas tegutsev kaubanduskett, mille alla kuulub üle 30 toidu- ja alkoholipoe. Lisaks opereerib ettevõte hulgimüüki Aldar Cash & Carry ja restorani koos pruulikojaga. 100 miljoni eurose aastakäibega ettevõttes liigub iga kuu üle 10 000 ostuarve. Ligikaudu sama suur on ka esitatud tellimuste hulk. Aldar kasutab Telema toodetest Telema EDIBuyer, Telema EDIsupplier ning Telema eFlow lahendusi.