Arvepettuste ennetamine: 5 lihtsat viisi ettevõtte kaitsmiseks

Rahvusvahelise pettuste teadlikkuse nädala (17.–21. november) raames uuris Telema, kuidas toimib tõhus arvepettuste ennetamine praktikas ja kuidas ettevõtted saaksid vähendada riski langeda finantspettuste ohvriks. Selle töö põhjal avaldasime blogiseeria peamistest meetmetest, mis aitavad tugevdada sisekontrolli.

1. Ennetus algab teadlikkusest. Edukas arvepettuste ennetamine algab alati riskide mõistmisest. Kuna hinnanguliselt kaotavad organisatsioonid pettuste tõttu ligi 5% oma aastasest tulust, on kursis olemine kriitilise tähtsusega.
2. Tunne ära ohumärgid. Ole valvas hoiatavate märkide suhtes. Nendeks võivad olla tundmatud tarnijad, äkilised muudatused pangakonto andmetes, surve maksta arve koheselt või arved, mis näevad visuaalselt ebatavalised välja.
3. Automatiseeri arvete kinnitusring. Arvete käsitsi kontrollimine suurendab vigade ohtu. Automatiseeritud lahendused (nt ostuarvete menetlustarkvara) tagavad reeglite järgimise ja loovad igast sammust digitaalse jälje. See muudab süsteemi petmise kurjategijate jaoks oluliselt keerulisemaks.
4. Võta kasutusele e-arved. E-posti teel saadetavad PDF-arved on kergesti vaheltlõigatavad ja võltsitavad. E-arved liiguvad seevastu turvalises, krüpteeritud kanalis kontrollitud saatjate vahel, mis elimineerib paljud levinud pettuseriskid.
5. Loo pettuste suhtes valvas töökultuur. Ainult tehnoloogiast ei piisa. Ettevõttes peavad olema paigas selged reeglid vastutusalade kohta ning meeskond, kes julgeb kahtluste korral suu lahti teha ja küsida, kui midagi tundub valesti.

Kombineerides targad tööriistad ja tähelepaneliku meeskonna, saate ehitada tugeva kaitse arvepettuste vastu.