“Meie klient on taas saatnud kaks tellimust sama numbriga. Ühel on 15 rida ja teisel 10 rida. Kuidas me peaksime teadma, milline neist on õige? Neil on isegi samad kuupäevad,” muretseb müügiassistent Maria. “Ma tean, seda oleks isegi telefoni teel keeruline kindlaks teha. Kuidas neid eristada?” nõustub kolleeg Kaspar.
Duplikaatnumbrite keelustamine dokumentidel on hästi ülesehitatud infosüsteemide üks alustalasid.Dokumendinumbrite taaskasutamine võib põhjustada lisaks segadusele ja aja raiskamisele tõsiseid vigu tellimustes ning tarnimisel tootekogustes.
Enamikus tarkvarades kasutatakse dokumendi numbrit peamise tunnusena (identifitseerijat), mistõttu peab see olema ainulaadne ning mitte korduv. On programme, kus dokumendinumber on teisene tunnus ja eristamiseks kasutatakse lisaväljasid, näiteks järjekorranumbrit või muud sarnast numbrit.
Sellegipoolest, isegi kui teie tarkvara lubab duplikaatnumbreid, võib nende kasutamine põhjustada probleeme teile ja teie partneritele:
- Raamatupidamine – Ka üldtunnustatud raamatupidamispõhimõtetes (GAAP) ja rahvusvahelistes finantsaruandluse standardites (IFRS) on märgitud, et dokumendinumbrid peaksid olema unikaalsed. See muudab ka auditeerimise lihtsamaks. Kui audiitor leiab mitmeid duplikaatdokumente, võib see teda kannustada otsima muid ebakorrapärasusi ning kulutama kogu protsessile tunduvalt rohkem aega.
- Müük – mitme sama numbriga dokumendi saatmine viib duplikaatide tekkimiseni. Arve saajal pole nii võimalik otsustada, milline koopia on õige. Selline ebamäärasus sunnib probleemi lahendamiseksi saatjale helistama või e-kirja saatma. See omakorda põhjustab hilinemisi tarneahela protsessis ning toote müügis. Halvimal juhul viib see olukorrani, kus toode on jaeketi riiulitest otsas, muutes rahulolematuks lisaks neile ka lõpptarbijad.
- Reklamatsioon – vastuolude korral pole võimalik tõestada, milline dokument oli “algupärane/õige”. Sealjuures on ka teenusepakkujal võimatu osapooltele abi osutada, kuna dokumendilogi kuvab ka nende süsteemis mitut koopiat samast dokumendist.
Kui esimene äripartnerile saadetud dokument on vigane, ei tohiks kunagi saata uut dokumenti sama numbriga. Parim praktika on alati luua uus dokument uue numbriga ja selgelt viidata eelmisele vigasele dokumendile. Arvete puhul tehakse seda seadusele vastavalt kreeditarvega.
Hea uudis on see, et enamikus majandustarkvarades on lihtne võimalus luua mõlemaid, nii kreeditarveid kui ka uusi arveid koopiana vanast arvest. Kui järgite parimaid praktikaid, on teie protsessid oluliselt kiiremad ja probleemide korral saavad need hõlpsamini lahendatud.