e-Arved aitavad arvepettusi ennetada

(Äripäeva Finantsuudiste portaalile kirjutatud artikkel)

EBS Finantsjuhtimise Arenguprogrammi juhtivõppejõud Hele Hammeri südameasjaks on finantsjuhtimise parima praktika levitamine. Üks lihtsamaid viise pettuste ennetamiseks ja tõhusama kontrollimehhanismi loomiseks on liikuda PDF-arvetelt selgelt ja järjekindlalt e-arvetele. See ei ole pelgalt tehnoloogiline uuendus, vaid muutus, mis tõstab märkimisväärselt finantsprotsesside kvaliteeti, juhitavust ja turvalisust.

„PDF-arved jõuavad finantstiimini ebaühtlaselt, jäävad vahel postkastidesse toppama või nõuavad mahukat käsitööd — kõik see suurendab vigade, viivituste ja pettuseriskide ohtu. E-arve puhul jõuab info süsteemi struktureeritult, ajakohaselt ja kontrollitult, mis annab finantsjuhile võimaluse protsessi mitte lihtsalt jälgida, vaid päriselt juhtida,“ toob Hammer välja e-arvete olulisemad eelised.

Kontroll toimub automaatselt ja kohe

Kui Hammerilt küsida, mis on e-arve suurim eelis PDF-i ees, toob ta esile kindluse, et arve on saadetud volitatud saatja poolt ja turvalisi kanaleid pidi. Enam ei pea muretsema, et arved olematutelt ettevõtetelt nagu “Bürootarbed OÜ” kinnitajate laualt märkamatult läbi lipsavad. Lisaks on oluline, et kuna tarnija sisestatud andmed jõuavad ostja süsteemi täpselt ja masinloetavalt, saab suure osa eelkontrollidest teha kasutaja asemel juba süsteem ise.

E-arvete puhul kontrollib süsteem registri- ja käibemaksunumbreid, tuvastab topeltarveid ning veendub, et kõik kohustuslikud väljad on olemas ja õigesti vormistatud. Selle tulemusel jõuavad kinnitusringile juba sisuliselt korras arved ning töövoog on märksa sujuvam. Ostuarvete menetlussüsteemid kontrollivad ka arvel märgitud pangakontonumbrit vastu majandustarkvaras leiduvaid tarnija andmeid ja toovad välja võimalikud mittevastavused. See aitab vältida  raha liikumise volitamata või valedele kontodele, tugevdades finantskontrolle ja kaitstes ettevõtte vara.

„Ägedamad süsteemid suudavad võrrelda ostuarve ridu ostutellimuse ja vastuvõtuga ning tuua välja võimalikud erisused. Hinnanguliselt kuni 80% ostuarvetest klapib ning sellisel juhul ei ole vaja inimese sekkumist — käsitletakse vaid erisusi. Nii tekivad lisaks turvalisusele ka väga märkimisväärsed aja- ja seega rahalised kokkuhoiu võimalused,“ selgitab Hammer.

Läbipaistvus suureneb, auditeerimine muutub lihtsamaks

Lisaks parematele kontrollimehhanismidele on e-arvete suur eelis see, et iga samm jääb automaatselt ja süsteemselt tallele. Logist on näha, kes arve kinnitas, millal muudatus tehti, milliseid reegleid rakendati ja milline töövoog kasutusel oli. Kõik on selgelt jälgitav ega sõltu kellegi mälu järgi koostatud seletustest.

PDF-põhistes protsessides on selline läbipaistvus enamasti poolik või puudub sootuks, mistõttu muutub auditi ettevalmistus aeganõudvaks pusleks. E-arvetega saab finantsjuht toetuda faktidele ja kindlatele andmetele — auditeerimine on kiirem, täpsem ja palju vähem stressirohke.

Hammer lisab, et ka koostöö partneritega muutub tänu e-arvetele märksa selgemaks: „Standardiseeritud vorming tähendab, et tarnija, ostja ja audiitor näevad kõiki andmeid ühtemoodi. See vähendab vaidlusi, tõlgendamisruumi ja kordusküsimusi.“ Ühtlane andmebaas teeb täpsemaks ka prognoosid, sest alusandmed on võrreldavad ja üheselt loetavad.

e-arved pettuste ennetajana

Pettuste ennetamine ei ole ainult turvameede, vaid loomulik osa heast kvaliteedijuhtimisest. Hele Hammer rõhutab, et finantsjuhtimise parimate praktikate levitamine algab sageli väga lihtsast sammust: anda finantstiimidele tööriistad, mis tõesti aitavad hoida andmeid täpsetena ja protsesse turvalisena. E-arved on üks selgemaid ja mõjusamaid näiteid.

E-arved loovad arveldamises ühtse ja läbipaistva raamistiku — andmed jõuavad süsteemi õigel kujul, reeglid rakenduvad automaatselt ning käsitsi parandamise vajadus kaob. Just see digitaalne täpsus on ka pettuste ennetamisel kriitiline. Kui reeglid kehtivad kõigile ühtemoodi ja töövood on läbimõeldud, suudavad automaatkontrollid tuvastada topeltarveid, puudulikke andmeid ja ebaharilikke mustreid mitu sammu varem, kui inimene neid märkaks. Riskid vähenevad märgatavalt ja kogu protsess püsib kontrolli all ka kiiretel perioodidel.

Hammeri sõnul ei ole e-arve kasutuselevõtt pelgalt tehniline mugavus, vaid märk küpsest finantskultuurist. Kui alusandmed on korrektsed ja töövood läbipaistvad, jääb finantsjuhtidel rohkem ruumi keskenduda sellele, mis loob organisatsioonile tegelikku väärtust: analüüsidele, prognoosidele ja otsustele. Nii liigub fookus rutiinsest sisestamisest päris juhtimise juurde — sinna, kuhu see kuulub.

Loe ka seotud postitust “e-Arved: turvalisem alternatiiv riskantsetele PDF-arvetele”