Eeldused EDI eduks

Müügi- ja tellimisprotsesside automatiseerimine on suurepärane võimalus kulude optimeerimiseks. Meilitsi liikuvate tellimuste ja arvete asendamine EDI dokumentidega võib säästa kuni 90% töötajate tööajast. EDI võimaldab neil keskenduda olulisematele ja sisukamatele ülesannetele. Esimene samm automatiseerimise suunas on ettevalmistused EDI juurutamiseks. 

EDI meeskonna ja projektijuhi määramine

EDI juurutamisse on reeglina kaasatud mitu osapoolt: teie enda ettevõte ja selle osakonnad, majandustarkvara (ERP) tugi, äripartnerid (kliendid või tarnijad) ja EDI teenuse pakkuja. Ülesannete ja kõigi osapoolte vahelise suhtluse koordineerimine võib olla üsna väljakutsuv. Siin on palju detaile, mis võivad projekti kulgu pidurdada. Iga eduka projekti eelduseks on aktiivne projektijuht ja hästi koostatud tegevuskava. Kaasake vajalikud ressursid ning  juhtkonna toetus – see loob hea põhja EDI juurutamiseks. 

EDI-operaatori valimine

Kõige levinum on e-dokumente liigutada EDI-operaatori vahendusel. Selle õige teenusepakkuja valimine enam kui 500 Euroopa EDI-operaatori hulgast võib olla keeruline, kuid õnneks oleme koostanud EDI-operaatori valimise juhendi.

Töötajate koolitamine

Sellest, et projekti eesmärkide, edenemise ja võimalike tagasilöökidega on kursis ainul EDI projektimeeskond paraku ei piisa. Miks EDI juurutatakse, kuidas see toimib ja millised on selle eelised peaksid teadma kõik sellega kaudseltki seotud töötajad. Unarusse võivad jääda just mujal kaupluses või laos töötavad inimesed. Need, kes tegelevad tellimuste, arvete või tarnetega igapäevaselt, peaksid olema EDI osas koolitatud suhtlema ka kaubanduspartneritega: nõudma EDI tellimusi või EDI arveid ning suutma käsitleda partnerite küsimusi ja muresid. Nende töötajate toetus EDI projektile on ääretult tähtis. 

Äritarkvara seadistamine

Lisaks majandus- või laotarkvara liidestamisele valitud EDI-operaatori infosüsteemiga tuleb äritarkvara EDI-ga töötamiseks ka õigesti seadistada. See võib tähendada kuluarveid nii EDI operaatorilt kui ka teie tarkvara tugiettevõttelt, mida tasuks võtta investeeringuna. 

Ühendust majandustarkvara ja EDI operaatori vahel tuleb kindlasti ka testida. See aitab tagada, et õige info jõuab õigel ajal õige partnerini ning võimalikud vead tuvastatakse kiiresti ja parandatakse esimesel võimalusel. Pärast kõigi dokumenditüüpide läbitestimist võib EDI dokumendivahetus alata.

Toote- ja asukohaandmete ettevalmistus

Sageli takerduvad EDI-projektid tooteandmetega seotud põhjustel. Kui täpne olla, siis puuduvad kokkulepped tooteandmete – koodide ja ühikute – ühtse kasutamise osas.

Tootekoodid: toidu- ja esmatarbekaupade sektori parima praktika kohaselt kasutatakse toodete tuvastamiseks GTIN-i (Global Trade Item Number). GTIN on formaat, mida toetab ülemaailmne standardiseerimisettevõte GS1. Mõned tarnijad kasutavad ekslikult sama GTIN-i sama toote variatsioonide jaoks (värv või suurus), lisades koodile mõned erimärgid. Selle asemel peaks EDI ja jaemüüja kassasüsteemi paremaks toimimiseks igal tootel olema oma GTIN.

Ühikud: kaubanduspartnerid peaksid tingimata omavahel kokku leppima, milliseid ühikuid kaubandusdokumentides kasutatakse. Näiteks, kas 1 tk tellimusel tähistab üksikut müslibatooni või ühte karbitäit (24 müslibatooni); või kas tellitakse üks pakk või 6 kg jahu. Vastasel juhul võib ühe ühiku tellimisel saada kaupa hoopis ootamatus ja soovimatus koguses. 

Lisaks tooteandmete täpsustamisele on EDI vaates olulised ka asukohaandmed, kuna EDI käsitleb dokumente tarnepunkti tasandil, mitte juriidilise isiku tasandil. Siin näeb parim praktika tarnepunktide (kaupluste) tuvastamiseks ette GLN-i (Global Location Number) kasutamist. See on veel üks GS1 standard, mis lihtsustaks EDI oluliselt, kui seda kasutaksid partnerite tuvastamiseks kõik kaubandusettevõtted. GLN koodi saab taotleda organisatsioonilt GS1, sarnaselt GTIN koodiga. Enamikul Baltimaade suurematest jaemüüjatest on kaupluste põhised GLN-koodid juba olemas. 

Partnerite kaasamine

Mida rohkem EDI-dokumente ettevõte kasutab, seda rohkem väärtust see saab. EDI võimaldab kokku hoida kuni 90% dokumentide töötlemisele kuluvast ajast ja kõrvaldab vead. Niisiis partnerite kaasamine on EDI eeliste võimendamisel ülioluline. EDI-operaatorid suudavad reeglina anda ülevaate nende võrgus olevatest teie partneritest ja EDI käivitamisest saadavast kasust. Partnereid tuleks EDI juurutamisest teavitada muude ettevalmistustega samaaegselt. Partnerite edukas kaasamises, aga ka välis- ja sisekommunikatsioonis saavad olla abiks samuti klienditeenindus ja turundus. Ärge peljake küsida nõu oma EDI-operaatorilt. Nende asjatundjad on valmis jagama oma teadmisi ning läbi viima koolitusi. 

EDI-le üleminek võib näida keeruline, kuid see toob ettevõttele kasu veel aastaid. EDI mitte ainult ei säästa ettevõtte aega ja raha, vaid parandab töötajate tootlikkust, vähendades mõttetud tööd. 

Vaadake lisateavet lahenduste Telema EDI Supplier ja EDI Buyer kohta. Meie asjatundjad jagavad meelsasti näpunäiteid, et saaksite EDI projektiga algust teha ka oma ettevõttes.