EDI ehk elektrooniline andmevahetus on tõhusate äriprotsesside üheks eelduseks. Elektroonilist andmevahetust kasutamata on tänapäeval on peaaegu võimatu püsida konkurentsivõimeline. EDI juurutamiseks on kaks peamist võimalust:
- otseühenduste loomine
- EDI-operaatori teenuste kasutamine
Esimene variant, ehitada välja otseühendus, toimib vaid juhul, kui teil on mõni üksik äripartner. Lisaks on see suhteliselt kulukas, kuna hõlmab turvaliste kanalite loomist, nõuete kaardistamist, dokumentide testimist, IT-taristu haldamist, turvalise andmevahetuse jätkusuutlikkuse tagamist ja probleemide korral vigadega tegelemist.
Teine variant e-andmevahetuseks on kasutada EDI-operaatori teenuseid. EDI-operaatorid on oma ala asjatundjad, kes tagavad sujuva ja turvalise elektroonilise dokumendivahetuse.
Euroopas on üle 500 EDI-operaatori, mistõttu võib sobivaima teenusepakkuja valimine olla üsna keeruline. Otsustamine muutub lihtsamaks, kui leiate vastused järgmisele viiele küsimusele:
1. Millised on teie ootused EDI-operaatorile?
Mõelge oma ettevõtte vajadustele. Kas kõige lihtsam ja soodsam EDI teenus katab teie vajadused või vajate lisafunktsionaalsust? Kogenumad EDI-operaatorid pakuvad lisaks dokumentide transpordile ka nõustamist äriprotsesside eduka automatiseerimise osas.
Dokumentide liigutamist ja formaatide teisendamist täiendavad operaatorite süsteemides ka mitmed andmete kinnitamise ja valideerimise võimalused. Süsteeme saab seadistada blokeerima (ja sellest teavitama) näiteks juhul, kui tuvastatakse:
- duplikaatdokument
- arve, millel puudub viide tellimusele
- vales formaadis andmeid
Edasijõudnud EDI-operaatorid pakuvad juhiseid ja tuge ka partnerite kaasamisel. Pidage meeles, et EDI ei saa kasutada üksi, ka teie partnerid peavad olema EDI võrgustikku liidestatud. Mida enam partnereid EDI kasutavad, seda suurem on teenusest saadav väärtus.
Parimad EDI-operaatorid võimaldavad ka mugavat iseteenindust. Kasutajakontode loomine ja uuendamine ning dokumendiliikluse logi kontrollimine erisuste korral on vaid mõned näited võimalikest lisamugavustest.
2. Kas töökindlus ja turvalisus on teie ettevõttele olulised?
Suure tõenäosusega soovite, et teie EDI-operaator pakuks teenust kauem kui aasta või paar. EDI-operaatorit valides kaaluge teenuse jätkusuutlikkust. Kui suur on teenusepakkuja meeskond? Kas seal töötab tunnustatud eksperte? Kas ettevõte on oma valdkonna juhtiv tegija, kes esineb konverentsidel ja osaleb ametialaste liitude tegevuses?
Järgmisena pöörake tähelepanu tehnilisele võimekusele. Ilmselt on tellimuste ja arvete liikumine teie ettevõtte jaoks ärikriitiline protsess, mille pikemaajalisi tõrkeid ei saa lubada. Kontrollige, kas leiate teavet EDI-operaatori teenusekindluse kohta (SLA)? Kas teie arvates on nende investeeringud infrastruktuuri ja tehnoloogiasse olnud piisavad, et pakkuda teile töökindlat teenust?
Lisaks töökindlusele peaks teenusepakkuja tagama ka turvalisuse. Uurige, kus ja millistes tingimustes hoitakse servereid, kuidas on kaitstud kanalid ning varundatakse andmeid. See teave annab ülevaate, kui kiiresti suudetakse teenus potentsiaalse süsteemi tõrke korral taastada.
Taustakontrolliks võite vaadata teenusepakkuja aastaaruandeid või tellida uudiskirja. See annab aimu, kui palju on investeeritud uutesse teenustesse ja arendustegevusse.
3. Milline on EDI-operaatori partnerite võrgustik?
Elektroonilise andmevahetuse väärtus kasvab iga elektroonilist dokumendivahetust kasutava partneri lisandumisega. Veenduge, et EDI-operaatoril oleks teie ärivaldkonnas lai kliendibaas. Kui teie ettevõttel on partnereid ka välismaal, siis kontrollige, kas teenusepakkujal on rändlusühendused teiste operaatoritega.
Kui teie ettevõte tegutseb mitmes riigis, selgitage välja, kus asuvad operaatori kontorid. Koostöö on sujuvam, kui tugi asub samas riigis – seda nii keelelises mõttes kui ka kultuuriomapärade tõttu.
4. Kas teised kliendid on selle EDI-operaatoriga rahul?
Kõige täpsemat tagasisidet saab alati neilt, kes juba teenust kasutavad. Küsige arvamust ettevõtetelt, kes kasutavad teie ettevõttega sama majandustarkvara ning EDI-operaatorit, keda plaanite valida. Uurige nende kogemust nii teenuse juurutamise kui ka igapäevase kasutuse kohta. Saage teada, kas neil on olnud probleeme ning kuidas operaatori klienditugi on erinevaid olukordi lahendanud. Nii avaneb omakorda võimalus saada infot teenuste kohta, mis võiksid pakkuda lisaväärtust ka teie ettevõttele.
5. Kui lihtne on operaatori EDI võrguga liituda?
Uurige EDI-operaatoritelt koostöö kohta erinevate majandustarkvaradega. Näiteks on Telemal sertifitseeritud partnerite programm, mis võimaldab kliendi jaoks kiiret, mugavat ja soodsat liidestust. Kui teie firma kasutab majandustarkvara, mis pole toetatud tarkvara nimistus, küsige EDI-operaatorilt eelnevate integratsioonikogemuste kohta selle tarkvara ja/või partneriga. Paluge tuua näiteid edukalt lõpule viidud keerulisematest liidestustest ja eriprojektidest.
Vastused neile viiele küsimusele peaksid aitama teil valida oma ettevõtte jaoks sobivaima EDI-operaatori. Kui teil on veel küsimusi, palun saatke need telema@telema.ee ning vastame ka nendele hea meelega.
Lugege rohkem EDI Supplier lahendusest ja selle eelistest.