Mida teha pärast EDI kaasamisprojekti lõppu?

Tõhus EDI kasutuselevõtt loob ettevõttele uue ja kiirema tööprotsessi, kuid selle püsima jäämiseks on vaja järjepidevaid järeltegevusi.

Ilma struktureeritud järelprotsessita jätkavad tarnijad sageli arvete saatmist e-posti teel ning käsitlevad tellimusi väljaspool EDI-süsteemi. Ka ettevõttesisesed tiimid pöörduvad sageli tagasi vanade harjumuste juurde, mille tulemusel tekivad paralleelsed protsessid: uus lahendus on küll kasutusel, kuid varasemat töövoogu hoitakse osaliselt alles ning dokumente töödeldakse jätkuvalt ka manuaalselt. See vähendab projektist saadavat kasu.

Selleks et süsteem toimiks veatult, tuleks paika panna selged järeltegevused.

1. Jagatud vastutus ja üksmeelne tiim

Distsipliini hoidmine EDI kasutuselevõtus eeldab sisemist kooskõla. Kui ostu- või finantstiimid jätkavad kõrvalkanalite kasutamist, siis märkavad välised partnerid kiiresti, et EDI ei ole tegelik standard.

Pikaajalise edu eelduseks on selgelt jaotatud vastutus. Teie tiimiliikmed peavad teadma:

• milliseid dokumenditüüpe oodatakse eranditult vaid EDI kaudu;
• kuidas käituda käsitsi saadetud dokumentidega (nt PDF- või Word-failid);
• ning kes vastutab erandolukordade lahendamise eest.

2. Peale tähtaega muus formaadis saadetud dokumentidest keeldumine

Pärast üleminekutähtaja möödumist tuleks vastu võtta ainult EDI-formaadis saadetud dokumente. Kui partner saadab dokumendi muul viisil, saatke talle standardne teavitus, mis tuletab meelde kokkulepitud dokumendivahetuse viisi. Selleks mõeldud teavituse malli leiate siit: link

3. EDI-nõuded kui ärilepingu osa

Saavutatud tulemuste hoidmiseks tuleks EDI määrata ametlikuks standardiks kõigis uutes juriidilistes kokkulepetes ja ärilepingutes. Koostöö alguses kokkulepete sõlmimine on tõhusam kui püüdlused tagantjärele väljakujunenud harjumusi muuta.

Lepingutesse tasub lisada järgmised punktid:

• Infovahetus: Pooled kohustuvad kasutama kõigi äriliste andmete ja dokumentide vahetamiseks Telema EDI-teenuseid.
• Kohustuslikud dokumenditüübid: Standardiseeritud EDI-dokumendid, mida ostja ja tarnija omavahel vahetavad, on tellimus (ORDRSP, DESADV, RECADV) ja arve (INVOICE).

Kui EDI osas on vormistatakse selged kokkulepped juba esimeste lepinguliste läbirääkimiste ajal, siis saab sellest suurema vaevata tarnijahalduse loomulik osa.

4. Erandite käsitlemise kord

Aeg-ajalt tuleb ette olukordi, mis nõuavad paindlikkust. Uus partner võib vajada pikemat üleminekuperioodi või mõni eriolukord ajutist käsitsi sekkumist. Kui erandeid ei hallata süsteemselt, võivad need hakata töökorraldust häirima.

Toimiv protsess määratleb:

• kellel on õigus ajutist erandit heaks kiita;
• millised juhtumid üldse kvalifitseeruvad erandiks;
• millal ajutine luba aegub;
• kuidas aidata partneril liikuda tagasi standardse EDI-protsessi juurde.

Selgete reeglite kehtestamine hoiab ära olukorra, kus ajutistest mööndustest saab püsiv ja ebaefektiivne praktika.

Kokkuvõte

EDI-st saadav kasu sõltub otseselt sellest, mis saab pärast projekti aktiivse faasi lõppu.

Kui dokumente aktsepteeritakse ka edaspidi EDI-väliselt, meeskonda ei juhendata piisavalt või EDI-nõuded jäetakse lepingutest välja, suureneb risk ebatõhusatesse tööprotsessidesse kinni jääda. Järjepidev järeltegevus aitab seda riski vähendada. Kui vajate tarnijatega suhtlemisel, tegevuste koordineerimisel ja süsteemsel käivitamisel tuge, siis võtke ühendust meie spetsialistiga: 
Marianne Kobin
marianne.kobin@telema.com