Miks ei tohiks EDI operaatorid kunagi e-arvetel andmeid muuta?

EDI, Uudised

Miks ei tohiks EDI operaatorid kunagi e-arvetel andmeid muuta?

EDI operaatorina jõuab meieni vahel klientidelt päringuid, et muudaksime elektroonilistel arvetel andmeid. Näiteks,”Kas saaksite asendada tarnija tootekoodi ostja tootekoodiga?” või “Palun muutke arvel jaeühikud transpordiühikuteks.” Otse loomulikult võime me seda teha, kuid ei tohiks. Miks?

 

E-arve seadusliku dokumendina

Euroopa Liidus (sealhulgas ka Balti riikides) on e-arve seaduslikult aktsepteeritav vaid juhul kui see on sama nii saatja kui vastuvõtja poolel. Palvega muuta e-arvet võib tekkida väärarvamus, et e-arved ei ole “päris” arved ning vahendaja võib neid võib muuta. 

Seadusega on sätestatud, et arvet väljastav pool peab tagama käibemaksuarve sisu terviklikkuse (sisu pole muudetud) kogu dokumentide säilitamise perioodi jooksul. See tähendab, et e-arve muutmine on seadusevastane!

 

Tootekoodide muutmine

Veel üks sage palve on tootekoodide muutmine ajal kui dokument on liikumas saatjalt vastuvõtjani. 

Tootekoodide muutmiseks peaks teenusepakkuja omama alusandmeid, mis on vajalikud selliseks tegevuseks. Dokumendil tarnija koodi muutmiseks ostja koodideks, tuleb luua teenusepakkuja süsteemi tarnija koodide kaardistamise tabel. Iga tarnija koodi kohta on määratud sobiv ostja kood. 

Seda tuleks teha iga kord kui lisatakse uus toode või muudetakse vanu. Lisaks on iga ostja jaoks vajalik oma tabel (arvestades, et enamus tarnijaid müüvad mitmele ostjale, mitte ainult ühele). Nii võib tekkida sadu tuhandeid koode, mida hoitakse teenusepakkuja andmebaasis. See pole EDI operaatorite tegevusala. EDI operaatorid transpordivad dokumente turvaliselt õiges formaadis õigele saajale. 

Üldiselt pole ostja tootekoodide kasutamine toodete puhul parim praktika. Tarnija koodid on selleks oluliselt paremad. Need püsivad samad iga toote puhul, kuna igale individuaalsele tootele on vaid üks tarnija samal ajal kui sama toote ostjaid võib olla tuhandeid. Parim praktika on muidugi kasutada GTIN koode (Global Trade Item numbers), kuna need on unikaalsed ning määratud igale tootele, elimineerides kaardistamise vajaduse. Lisaks vähendavad nad vigade võimalust. Loe rohkem GTIN koodidest

 

Toote ühiku muutmine

Kolmas levinud klientide palve on toote ühikute muutmine. Taas on selleks vajalik alusandmete tabel, mis asub teenusepakkuja süsteemis. Kui sooviks on jaeühikute asendamine logistika ühikutega, tuleb andmed EDI operaatorile edastada iga toote kohta. 

Lisaks tuleb seda informatsiooni värskendada iga kord kui midagi muutub tarnija poolel. Kui turule tulevad uued tooted, tuleb ka nende pakendamise andmed saata EDI operaatorile. Duplikeeriva tooteühikute konversiooni süsteemi loomine ja haldamine EDI operaatorina pole ratsionaalne ning kuluefektiivne idee. 

Üldiselt on parim praktika säilitada ja hallata tooteandmeid tarnija majandustarkvaras. Kui teie majandustarkvara pole piisavalt uuenduslik tooteandmete haldamises, tuleks kaaluda spetsiaalset tooteandmete haldamise (Product Information Management – PIM) süsteemi.