Miks ei tohiks EDI operaatorid kunagi e-arvetel andmeid muuta?

EDI operaatorina jõuab vahel meieni klientide päringuid muuta elektroonilistel arvetel andmeid. Näiteks,”Kas saaksite asendada tarnija tootekoodi ostja tootekoodiga?” või “Palun muutke arvel jaeühikud transpordiühikuteks.” Otse loomulikult saaksime seda teha, kuid ei tohiks. Miks?

E-arve seadusliku dokumendina

Euroopa Liidus (sealhulgas ka Balti riikides) on e-arve seaduslikult aktsepteeritav vaid juhul, kui see on samasugune nii saatja kui vastuvõtja poolel. Palve muuta e-arvet võib tekitada väärarvamuse, et e-arved ei ole “päris” arved ning vahendaja võib neid muuta. 

Seadus sätestab, et arvet väljastav osapool peab tagama käibemaksuarve sisu terviklikkuse (sisu pole muudetud) kogu dokumendi säilitamise perioodi jooksul. See tähendab, et e-arve muutmine on seadusevastane!

Tootekoodide muutmine

Veel üks sage palve on tootekoodide muutmine ajal, mil dokument on liikumas saatjalt vastuvõtjani. 

Tootekoodide muutmiseks peaks teenusepakkuja omama sellisteks tegevusteks vajalikke alusandmeid. Dokumendil tarnija koodi muutmiseks ostja koodiks, tuleb luua teenusepakkuja süsteemi tarnija koodide kaardistamise tabel, kus iga tarnija koodi kohta on määratud sobiv ostja kood. 

Tabelit tuleks uuendada iga kord, kui lisatakse uus toode või muudetakse vanu. Lisaks on iga ostja jaoks vajalik oma tabel (arvestades, et enamus tarnijaid müüvad mitmele ostjale, mitte ainult ühele). Nii võib tekkida sadu tuhandeid koode, mida hoitakse teenusepakkuja andmebaasis. See pole EDI operaatorite tegevusala. EDI operaatorid transpordivad dokumente turvaliselt õiges formaadis õige saajani. 

Üldiselt pole ostja tootekoodide kasutamine toodete puhul parim praktika. Tarnija koodid sobivad selleks oluliselt paremini. Need püsivad iga toote puhul samad, kuna igale tootele on vaid üks tarnija, samas kui selle toote ostjaid võib olla tuhandeid. Parim praktika on muidugi kasutada GTIN-koode (Global Trade Item Numbers), kuna need on iga toote jaoks ainulaadsed, välistades kaardistamise vajaduse. Lisaks vähendavad GTIN-koodid vigu. Loe rohkem GTIN koodidest. 

Toote ühiku muutmine

Kolmas levinud klientide palve on toote ühikute muutmine. Taas on selleks vaja teenusepakkuja süsteemis paiknevat alusandmete tabelit. Kui sooviks on jaeühikute asendamine transpordiühikutega, tuleb andmed EDI operaatorile edastada iga toote kohta. 

Lisaks tuleb seda teavet värskendada iga kord, kui tarnija poolel midagi muutub. Kui turule tulevad uued tooted, tuleb ka nende pakendamise andmed saata EDI operaatorile. Topelt tooteühikute teisendamise süsteemi loomine ja haldamine EDI operaatorina ei ole ratsionaalne ega kuluefektiivne lahendus. 

Üldiselt on parim praktika säilitada ja hallata tooteandmeid tarnija majandustarkvaras. Kui teie majandustarkvara pole piisavalt uuenduslik tooteandmete haldamises, tuleks kaaluda spetsiaalset tooteandmete haldamise (Product Information Management – PIM) süsteemi.