Plaat Detail säästab eFlow abil 150 tundi kuus

Plaat Detail on mööblisektori juhtiv tarnija, pakkudes tootjatele ja ehitajatele kvaliteetseid mööblikomponente, laminaate ja tööpindu. Turuliidri positsiooni säilitamiseks on efektiivsed sisemised protsessid sama olulised kui materjalide kvaliteet.

Hiljuti astus Plaat Detail olulise tehnoloogilise sammu, minnes laiema digitaliseerimisprojekti raames üle SAF majandustarkvaralt Monitor ERP-le. See üleminek tõi kaasa uue ja võimekama ERP-keskkonna, kuid tõi ühtlasi esile vajaduse täiendada põhisüsteemi lokaalselt liidestatud arvete haldamise lahendusega.

Väljakutse: käsitöö ostuarvete sisestamisel

Monitor ERP-l puudus toona Eestis lokaalselt liidestatud ostuarvete digitaliseerimispartner ja e-arvete vastuvõtuvõimekus. Kuigi tarkvaras oli olemas sisemine kinnitusring, ei saanud sissetulevaid arveid digitaliseerida ega elektrooniliselt vastu võtta.

Tulemusena seisis Plaat Detail silmitsi ajutise, kuid märkimisväärse pudelikaelaga. Ligikaudu 300 ostuarve igakuine menetlemine nõudis 18 töötaja kaasamist. Kokku kulus arvete haldamisele kuus umbes 200 tundi – aeg, mis tuli näpistada ettevõtte põhitegevuste arvelt.

Plaat Detaili finantsjuht Annika Valksaare meenutab keerulist üleminekuperioodi:

“Monitor ERP kasutuselevõtule järgnenud esimestel kuudel nägime selgelt, kui palju aega kulub arvete käsitsi töötlemisele. Isegi lühikese perioodi jooksul oli mõju efektiivsusele tuntav. Sai kiiresti selgeks, et spetsiaalse lahenduse liidestamine on kõige praktilisem viis edasi liikumiseks.”

Lahendus: Monitor ERP liidestus Telema eFlow’ga

Plaat Detail otsis lahendust, mis täiendaks nende Monitor ERP keskkonda, lahendaks koheselt arvete automatiseerimise vajaduse ja toetaks protsesside edasist arendamist. Valituks osutus Telema eFlow ostuarvete menetluslahendus.

Liidestus loodi eesmärgiga:

• võimaldada e-arvete vastuvõtmist ja arvete digitaliseerimist vastavalt kohalikele nõuetele;
• automatiseerida arvete kinnitamist ja kulude jaotamist määratud töövoogudes;
• luua vundament edasiseks automatiseerimiseks, sealhulgas arvete ja ostutellimuste automaatseks võrdlemiseks (matching).

Muutus: täpsus, kiirus ja läbipaistvus

Liidestus pakkus enamat kui vaid käsitöö kaotamine andmesisestuses; see parandas Plaat Detaili finantsandmete järjepidevust, kontrollitavust ja kasutatavust.

• Andmete kvaliteet – Varasemalt võisid sarnased kulud sattuda erinevatele raamatupidamiskontodele. Tänu eFlow reeglitel põhinevale kulude jaotamisele ja eelnevalt defineeritud konteerimisloogikale on arved nüüd süsteemselt kodeeritud ja ERP-süsteemiga sünkroonis.
• Protsessi efektiivsus – Arvete kinnitusringid on kiiremad tänu eelseadistatud töövoogudele ja eFlow mobiilirakendusele, mis võimaldab juhtidel arveid üle vaadata ja kinnitada asukohast sõltumata.
• Läbipaistvus ja kontroll – eFlow annab selge ja tervikliku ülevaate iga arve menetlusstaatusest, kinnitamise ajaloost ja vastutajatest. Sisseehitatud meeldetuletused aitavad vältida ununenud kinnitustest tingitud viivitusi.

Ostuarve andmete ja ridade käsitsi sisestamine on asendunud automatiseeritud andmevooga Monitor ERPi. Selle tulemusena kulutavad 18 töötajat, kes varem olid hõivatud ostude ja kinnitamisega, nüüd oluliselt vähem aega haldustoimingutele ja saavad keskenduda oma põhikohustustele.

Tulemused

Monitor ERP ja Telema eFlow liidestamine vähendas märgatavalt käsitööd Plaat Detaili 300 igakuise ostuarve menetlemisel.

• Efektiivsuse kasv: Arvete menetlemisele kuluv aeg vähenes ligikaudu 200 tunnilt 50 tunnini kuus – 75% ajavõit.
• Töövoog: Käsitsi menetlemine asendus täielikult digitaalse kinnitusprotsessiga.
• Fookus põhitegevusel: Ostude ja kinnitamisega seotud töötajad kulutavad nüüd tunduvalt vähem aega administratiivsetele ülesannetele.

Annika Valksaare kommenteerib:

“Monitor ERP ja Telema eFlow liidestamine võimaldas meil arvete menetlemist tõhusalt automatiseerida. Käsitöö vähenemine oli kohene ja mõõdetav ning see on parandanud nii efektiivsust kui ka töötajate rahulolu, eemaldades igapäevaprotsessidest suure hulga rutiinset haldustööd.”

Tuginedes neile tulemustele, plaanib Plaat Detail uue aasta alguses kasutusele võtta Telema MatchFlow. See järgmine samm võimaldab ostuarvete ja ostutellimuste automaatset võrdlemist, muutes protsessi veelgi sujuvamaks ja vähendades vajadust inimese sekkumise järele.

Monitor ERP + Telema eFlow

Plaat Detaili kogemus tõestab hästi integreeritud ERP-ökosüsteemi väärtust. Monitor ERP pakub tugevat põhiplatvormi tootmise ja ärijuhtimise jaoks, samas kui Telema eFlow täiendab seda arvete automatiseerimise ja kohaliku e-arvelduse võimekusega.

Koostöös võimaldavad need kaks lahendust Plaat Detailil vähendada käsitööd, parandada andmete järjepidevust ja luua skaleeritava finantstöövoo. Plaanitava Telema MatchFlow kasutuselevõtuga jätkab Plaat Detail sellele ühisele vundamendile ehitamist, laiendades automatiseeritust, hoides samal ajal Monitor ERP-d oma tegevuse keskmes.

Vaata veebinari  ja avasta, kuidas ostuarvete automatiseerimine eFlow abil aitab sinu finantstiimil säästa sadu töötunde.