Töökindlus kui automatiseeritud andmevahetuse nurgakivi NTM Balticus

Kui korduvad tõrked e-arvete edastamisel sundisid kogu kontserni käsitsi tööd tegema, vajas NTM Baltic kiiret ja töökindlat lahendust. Koostöös Telemaga taastati stabiilne andmevahetus ning kaotati vajadus käsitsi paranduste järele. Lisaks säästeti igakuiselt nii tütar- kui ka emaettevõttes ligi 33 tundi raamatupidajate tööaega.

Peamised tulemused:

• 50% vähem andmevahetusele kulunud aega
• 33 igakuiselt säästetud töötundi
• Ostutellimuste andmete katkematu edastus

NTM Baltic

Soome kontserni Ab Närpes Trä & Metall olulise tütarettevõttena valmistab NTM Baltic OÜ metallkonstruktsioone kontserni poolt toodetavatele haagistele ning erinevatele jäätmekäitlussõidukitele. 60 töötajaga Eesti ettevõtte tegi 2025. aastal 10,5 miljoni euro suuruse müügikäibe, tegutsedes masinaehitusele omase täpsuse ja efektiivsusega.

Ehkki NTM Balticu tootmis- ja müügiahel töötas justkui õlitatult, ei saa sama öelda nende andmevahetuse kohta. Kuigi ettevõte oli finantsprotsesside parandamiseks asendanud PDF-arved e-arvetega, ei toonud uus lahendus oodatud kasu. Loodetud ajasäästu ja täpsuse asemel pidid raamatupidajad tegelema hoopis korduvate andmetõrgetega. 

Süsteem, mis vedas alt

Tekkinud tõrgete mõistmiseks tuleks vaadata arve liikumistrajektoori. Selleks, et arve jõuaks saatja tarkvarast vastuvõtja tarkvarasse peab iga dokument vastama spetsiifilistele vastuvõtja poolt kehtestatud valideerimisreeglitele. Kui mõni väli on puudu, vigane või mingil põhjusel loetamatu, jääb arve digitaalsetesse kontrollpunktidesse kinni ning vajab edasi liikumiseks manuaalset töötlust ja kontrolli. See pikendab aga nii arvete õigeaegset tasumist, kui muid sellest lähtuvaid äriprotsesse.

NTM Balticu jaoks, kes koostab kuus 350–400 arvet, on kõige kriitilisemaks andmeväljaks kliendi ostutellimuse (PO) number. See väike numbrijada on võti, mis võimaldab Soome emaettevõtte süsteemil dokumenti automaatselt siduda ja töödelda. Tõrgete tõttu läks see hädavajalik info aga tihtipeale kaduma.

„Probleemid tekkisid regulaarselt. Vajalik info, kliendi ostutellimuse number, enam kliendi ega meie emaettevõtte tarkvarasse ei jõudnud.”
– Ave Matlep, NTM Baltic raamatupidaja

Paradoksaalselt oli eelmise e-arve operaatori vaatest kõik korras, kuna nende süsteem näitas edukat e-arvete liikumist. Tegelikkuses oli asi automaatsest andmevahetusest kaugel: kuna vajalik info kohale ei jõudnud, tuli kõik 400 arvet käsitsi üle kontrollida ja uuesti sisestada. Süsteemi vigade kompenseerimiseks kulus raamatupidajatel igakuiselt hinnanguliselt 33 tundi täiendavat tööaega. Tööriist, mis peaks koormust vähendama, tekitas seda hoopis juurde.  

Foto: Ab Närpes Trä & Metall

Täielik vaikus

Selge suhtlus on iga professionaalse partnerluse alus, kuid antud juhul lisandusid tehnilistele tõrgetele ka puudujäägid kommunikatsioonis. 

„Operaatori klienditoega oli keeruline suhelda, nendega sai kontakteeruda vaid kirjalikult ja vastamine ning lahenduste otsimine võttis väga kaua aega,” meenutab Ave. Ühesuunalise kirjavahetuse ja puuduliku suhtluse tulemusel oli arveldusteenus viimasel korral maas rohkem kui kuu.

Tootmisettevõtte jaoks on kuuajaline administratiivne seisak terve igavik. Selle asemel, et kulutada rohkem aega lootusetule veaotsingule, otsustas NTM Baltic leida uue partneri, kes väärtustaks töökindlust sama kõrgelt kui nemad. Excellent Booksi (Standard Books) kodulehelt leitud info põhjal pöördusid nad Telema poole.

Ühenduse taastamine

Järgnev näitab, kuidas operatiivsus ja selgus suudavad usaldust taastada. Keset töökatkestust ei vajanud NTM ei keerulisi selgitusi ega ilusaid, tühje lubadusi, vaid kiiret suhtlust ja teadmist, et probleemiga tegeletakse aktiivselt.

„Telema oli esimene, kellega ühendust võtsin. Kuna sain vastuse väga kiiresti, suhtlus oli meeldiv ja kõik tingimused sobisid, siis ma teisi variante kaaluma ei hakanudki.”
– Ave Matlep, NTM Baltic raamatupidaja

Juurutusprotsess kulges NTM Balticule omase tööstusliku efektiivsusega. Telema määras kliendile projektijuhi, kes oli peamiseks kontaktisikuks kogu ülemineku vältel. Kuna vastutus oli selgelt määratletud, said küsimused kiirelt vastused ja mured lahendati viivitusteta.

Uus süsteem käivitus täpselt planeeritud ajal – saavutus, mis oli digitaalsete viivitustega harjunud meeskonna jaoks märkimisväärne. „Kogu protsess oli professionaalselt, kiiresti ja arusaadavalt korraldatud… tavaliselt võtavad asjad kauem kui esialgu plaanis.”

Foto: Ab Närpes Trä & Metall

Automaatika nii, nagu see olema peab

Täna liiguvad NTM Balticu arved Eestist Soome tõrgeteta, toetatuna Telema 99,9% teenustaseme kättesaadavusest. Ostutellimuste numbrid jõuavad kohale korrektselt ja Soome peakontori automaatsüsteemid töötlevad dokumente ilma inimese sekkumiseta.

Toimivale lahendusele üleminek on vähendanud frustratsiooni ja vabastanud aega, mis kulus varem käsitsi kontrollimisele.

„Kasu on tunda kogu kontserni vaates, kuna emaettevõte ei pea meie saadetud arveid käsitsi töötlema, siis on see nende jaoks suur ajavõit,” märgib Ave. Tema jaoks tähendab muutus, et ta saab tegeleda tööga, mis toob ettevõttele ka tegelikku väärtust, selle asemel, et kulutada tunde süsteemivigade lappimiseks. „Teenus toimib nii, et sellega pole vaja pidevalt uuesti tegeleda. ”

Tänu Telema e-arvetele vähendas NTM Baltic arvetega seotud ajakulu 50% võrra ja parandas märkimisväärselt nii igakuist aruandlust kui andmete täpsust.

Usaldus kui tööstuslik väärtus

Koostöö Telemaga ei toonud kaasa mitte uut töömeetodit, vaid kaotas vajaduse kompenseerida korduvaid vigu. E-arved jõuavad nüüd sihtkohta tervikuna ning raamatupidajad ei pea enam muretsema, kas olulised väljad on ikka alles. Pideva jälgimise ja parandamise tsükli on asendanud protsess, mis toimib iseseisvalt.

„Meie jaoks oli see igati positiivne kogemus ja teenus on seni väga hästi töötanud. Soovitaksin neid kindlasti ja julgeksin ka ise uusi projekte ette võtta.”
– Ave Matlep, NTM Baltic raamatupidaja

Rasketööstuses on hea tööriist selline, millele sa ei pea mõtlema, sest see ei vea sind kunagi alt. Asendades katkendliku teenuse stabiilse infrastruktuuriga, tagas Telema, et NTM Balticu finantsprotsessid on nüüd sama vastupidavad kui terasest sõidukid, mis nende emaettevõtte tehasest väljuvad.

Enne, kui e-arveldusega algust teed, soovitame lugeda Telema artiklit “5 kõige levinumat viga e-arveldusega alustamisel: õppetunnid digitaliseerimisest”

Kui tahaksid, et ka  sinu e-arveldus oleks usaldusväärne ja töökindel, siis võta meiega ühendust: