Wolt Market: “EDI-ta jaekaubanduse äri ei tee”

Kui Wolt Market jaekaubanduse äriga alustas, arvutati tellimuste kogused Excelis ning saadeti makro abil tarnijatele meili peale. Protsess oli aeganõudev ja välistatud polnud inimlikud vead.

Äri mahu kasvades suurenes ka tellimuste ning käsitöö maht. Seetõttu hakati otsima tellimisprotsessi automatiseerimise lahendusi. Kaardistati sisesed andmevood ning hakati turul ringi vaatama. Konsulteeriti äripartneritega ning uuriti nende kogemust EDI kasutusel.

Siililegi on selge, et käsitsi ei skaleeri suurt midagi

Wolt Marketi varude juhi Madis Varendi sõnul oli ka siilile selge, et äri skaleerimiseks tuleb rutiinsed toimingud ära automatiseerida. Otsitav lahendus pidi viima nelja eesmärgini:

1. Kokkuhoitud aeg tellimise protsessis
2. Kokkuhoitud aeg ja raha arvete käsitluse protsessis
3. Vigade vältimine
4. Protsesside automatiseerimine

Ühe võimalusena oli laual ka süsteemi ise arendamise variant. Kuid arvestada tuli sellega, et lahendust on vaja rohkem kui 20 riigis ning investeering oleks olnud märkimisväärne. Majasiseselt on Woltil arendamisfookused kohtades, mis seotud põhiäriga ning mis loovad suurema väärtuse. Nii otsustati see toefunktsioon siiski sisse osta ning alustada olemasolevate EDI teenuse pakkujate abil.

Baltikumiülene lahendus

Wolt Marketi tegevus ei piirdu ainult Eestiga, vaid neil on poode ka Lätis ja Leedus ning veel 20 riigis. Kolmes Balti riigis EDI-lahendust otsides jäi sõelale kaks võimalikku koostööpartnerit. Järgmiseks oli vaja teada, mis on tehnilised võimekused lahenduse tööle panemiseks ning kas potentsiaalsel partneril on nõutav kompetents olemas. Wolt majandustarkvara, mis oli üks faktoritest, on Wolti enda ehitatud.

Varendi sõnul jäi Telema silma oma avatud ja konsultatiivse lähenemisega:

“Kliendina võime öelda, et soovime just mingit konkreetset lahendust. Aga kui teenusepakkujaga on võimalik konstruktiivselt arutleda erinevate valikute üle, aitab see tuua päevavalgele kliendi tegelikud vajadused. Aus ja avatud suhtlus tegelike murekohtade üle viib meid paremate lahendusteni.”

Valiku Telema kasuks tegi lihtsamaks asjaolu, et erinevalt konkurendist, kes pakkus teenust ainult igas riigis lokaalselt, oli Telema valmis pakkuma lahendusi Wolti probleemidele ühtemoodi kõigis kolmes riigis, kasutades selleks sama projektitiimi. Nii jäi ära pidev “jalgratta leiutamine”, ehk sama lahenduse uute partnerite ja uue tiimiga juurutamine.

Kõigepealt automatiseeriti tellimused…

Tihti alustavad jaeketid EDI juurutamist just arvete poole pealt, et muuta kaupade vastuvõtmise protsess kiiremaks ja veavabaks. Wolt Market tegi siin aga teadliku otsuse automatiseerida kõigepealt ära just tellimuste saatmisega seonduv.

Varendi sõnul on hea kliendikogemuse eelduseks kaupade saadavuse tagamine:

“On väga oluline, et hankijad teaksid võimalikult kiirelt ja võimalikult täpselt (ilma käsitlus- ja sisestusvigadeta) sellest, mida me soovime ja millal me soovime. Kui meie ja hankija süsteemide vahel on EDI, siis kaob hankija jaoks tellimuse käsitlusaeg sisuliselt ära ning me saame tellitud kauba kiiremini kätte.”

Varend usub, et EDI teel tellimine annab Woltile parema positsiooni läbi rääkida ka tarnetingimusi ja tarneaegu – täna saab tellida nt homseks või ülehomseks. Tellimuste käsitlemise kiirenemine aitab vähendada ka puhvervarude suurust, millel on omakorda mõju nii kaupade saadavusele kui käibekapitali vabastamisele.

.. ja hiljem ka EDI arved

Arvemajanduse automatiseerimisega oli keerulisem, kuna EDI projekti alguses ei toetanud Wolti sisemine süsteem veel arvete vastuvõtmist. Kui tellimuste mooduli lisamine läks lihtsalt, siis arvemajanduses oli palju nüansse, mis kõik tuli läbi mõelda ja planeerida. Näiteks taara ja käibemaksu teemad ning kreeditarvete käsitlus. Lisaks arvete võrdlus tellimustega ehk nende kinnitusprotsess ning sealt edasi tasumine – kogu protsess on Varendi sõnul palju mitmetahulisem.

Enne EDI arvete peale minekut oli Wolt sõltuv hankijate distsipliinist. Näiteks oli raske tagada, et arved saabuksid õigeaegselt ning puudus ülevaatlikkus dokumendiliiklusest. Tänaseks on ka arvete käsitlusprotsess Woltis automatiseeritud.

Ülevaatlikkus ja nähtavus

Üks olulistest EDI kasutuselevõtu kasudest on ülevaatlikkuse tekkimine. EDI võimaldab Wolt Marketile Varendi sõnul kontrolli ja ülevaadet protsessist:

“EDIBuyer lahendusele üleminekuga hakkasime paremini aru saama, mida me tellisime, mida arveldati, mis on erinevused ja vahed. Tekkis nähtavus ja võimekus vajadusel leida kitsaskohad üles. EDI süsteemis on logi, kust saame jälgida, kus probleem tekkis, kelle poolt ja millal ning saame asuma seda koos tarnija või Telema klienditoega lahendama.”

Tulevikku vaadates näeb Wolt veel mitmeid automatiseerimisvõimalusi. Näiteks võiks see töötada nii, et nemad annavad süsteemile sisendi, mille alusel süsteem suudab ennustada – mida kliendid ostavad, millal, kui palju, mis hooajal. Nii saavutatakse suurem kliendirahulolu, teades enne kliente, mida nad soovivad ja vähendades ka sealjuures toiduraiskamist.

EDI projekti tasuvus

EDI-le ülemineku projekt tähendab ettevõttele lisaks kasudele siiski ka aja- ja ressursside investeeringut. Küsimusele, kas EDI projekti on Woltile ära tasunud, Madis Varend vastust kaua otsima ei pea:

 

“Oleme sisemiselt mõõtnud – projekt tasub ennast täielikult ära, muidu poleks me seda üldse ette võtnud. Kogu selle tellimise ja arvemajandusega on ettevõtetel seotud nii otsesed kui ka kaudsed kulud. Kui kaaluda, milliseid neist kuludest on võimalik automatiseerimise abil kas täielikult elimineerida või oluliselt vähendada, muutub EDIle ülemineku majanduslik kasu ilmseks.”

Varend rõhutab, et oluline on arvestada administratiivsete kulude ja vigade parandamise kuludega, eriti kui vead eskaleeruvad tarneahelas järgmistesse lülidesse. Ta toob välja, et üks ekslik kreeditarve võib põhjustada arvemajanduses suurt segadust, muutes probleemi tuvastamise ilma EDI süsteemita tundide- või isegi nädalapikkuseks ülesandeks.

 

Fookus partnerlusel ja kogu tarneahela kasul

Wolt on automatiseerimisele lähenenud tarneahela kogukasu silmas pidades. Vahel lähtuvad ettevõtted vaid iseenda vaatenurgast, kuid Varend propageerib suure pildi vaatamist:

“Hästi lihtne oleks asju vaadata vaid enda mätta otsast. Selle asemel tuleks aga mõelda, mis on kogu tarneahelale hea otsus – nii meie tarnijate, meie, kui ka meie klientide vaates. See oli ka üks põhjustest, miks alustasime EDI projekti just tellimuste automatiseerimisest – see tõi kogu tarneahelale kiire efekti ning tänu saadavuse paranemisele kasvas ka lõppkliendi rahulolu. ”

Woltile on koostöö tarneahelas väga oluline. Eesmärk on luua partneritega pikaajalised suhted, mis kestavad mitte aastaid, vaid aastakümneid. Tähtis on usaldus ja mõistmine, mis aitab koos edukalt toime tulla ja kasvada.

Wolt Market

Wolt on Soome tehnoloogiafirma, mis tegutseb 26 riigis ja üle 500s linnas, pakkudes tooteid rohkem kui 130,000 kaupmehelt enam kui 200,000 kullerpartneri abil üle 33 miljoni registreeritud kasutajale. Wolt asutati 2014. aastal ja täna töötab seal kokku rohkem kui 10,000 inimest. Wolt kasutab lao- ja finantstarkvarana endaloodud süsteemi. Telema teenustest on kasutusel Telema EDIBuyer, mille kaudu tellitakse kaupa rohkem kui 130 tarnijalt. Igakuiselt on tänaseks automatiseeritud rohkem kui 7000 dokumendi käsitlus, ning see maht kasvab kuust-kuusse.

• Kui soovid Woltiga koostööd teha müügikanali loomiseks või näha oma kaupa Wolti sortimendis, kontakteeru nendega meiliaadressil Madis.Varend@Wolt.com
• Loe rohkem ka Telema EDIBuyer tootest