Maxima Eesti kaasas EDI-lahendusse aastaga 170 tarnijat

Kui Maxima Eesti 2021. aastal tarnijate kaasamisprojektiga alustas, kasutas Telema kaudu aktiivset EDI-andmevahetust vaid umbes 20 nende partnerit. Valdav osa tellimustest ja arvetest liikus tollal veel e-posti teel.

Projekti ambitsioonikas eesmärk oli aga viia paberivabale asjaajamisele kõik Maxima enam kui 700 tarnijat. Kuna partnerite tehniline valmidus oli erinev, nõudis protsess äärmiselt süsteemset ja hästi koordineeritud lähenemist.

Oluline ajend selle algatuse taga oli Maxima 4DOC nõue, mis kehtestas andmevahetusele kindlad vastavusreeglid. See tähendas, et erinevalt tavapärastest liidestusprojektidest tuli iga tarnija puhul enne süsteemi käivitamist läbi viia põhjalik testimine.

Enne projekti käivitamist edenes taoline tarnijate testimine ja seadistamine aeglaselt, kuna seda tehti muude igapäevatööde kõrvalt. Just selle pudelikaela seljatamiseks ja protsessi kiirendamiseks käivitatigi koordineeritud programm.

Tulemuseks on näidisprojekt, mis tõestab, et ka mahukat tarnijate liidestamist on võimalik ellu viia kiirelt ja efektiivselt.

Süsteemse kaasamisprojekti loomine

Protsessi kiirendamiseks töötasid Telema ja Maxima välja detailse kaasamisplaani.

Kõigepealt viidi läbi põhjalik analüüs, kus tarnijad segmenteeriti nende tehnilise ja ärilise valmisoleku põhjal. Arvesse võeti seni kasutusel olnud EDI-lahendusi, majandustarkvarasid (ERP), dokumendivorminguid (2DOC vs 4DOC) ning üldist liidestamisvõimekust. Selline liigitamine võimaldas keskenduda esmalt „madalalt rippuvatele viljadele“ ehk kiiremini liidestatavatele partneritele, mis andis projektile kohe alguses vajaliku hoo.

Kuna märkimisväärne osa tarnijatest kuulus juba Telema võrgustikku, oli laienemiseks olemas tugev lähtekoht. Maxima prioriteetide alusel valiti esimeses etapis välja 25 võtmetarnijat, kellega alustati sihitud liidestamist.

Telema juhtis kaasamisprojekti algusest lõpuni. Tarnijatele koostati selged ja praktilised juhendid, kus rõhutati just Maxima spetsiifilisi nõudeid. Iga partner sai ametliku teavituse koos konkreetse üleminekuaja, planeeritud testimise kellaaja ning ettevalmistava kontrollnimekirjaga. Samuti määrati mõlema poole projektikontaktid, et tagada info kiire liikumine õigete inimesteni.

Järelkõnedega veenduti, et tarnijad on nõuetest aru saanud ja testimiseks valmis. Pärast edukat kontrolli mindi koheselt üle reaalkasutusele.

Kuna kõik tarnijad pidid läbima kohustusliku 4DOC-valideerimise, loodi protsessi optimeerimiseks spetsiaalsed testipäevad. Nendel sessioonidel testiti korraga 20–30 tarnijat päevas. Selline lähenemine säästis oluliselt kõigi osapoolte aega, tagades samas täieliku vastavuse standarditele. Kui tarnija vajas täiendavaid muudatusi, sai ta koheselt juhised ja uue testimisaja, mis hoidis projekti tempo ühtlasena.

Selged ootused ja järjepidev suhtlus

Liidestamisstrateegia tugines opt-out põhimõttele ja selgelt määratletud tähtaegadele. See tähendas, et tarnijad kaasati programmi vaikimisi: partnereid teavitati varakult nende testiaegadest ja ootustest, eeldades liitumist, välja arvatud juhtudel, kus esinesid ületamatud tehnilised takistused. Kuigi protsess oli kindlalt paika pandud, säilitati vajalik paindlikkus – kui tehnilised põhjustel vajati rohkem ettevalmistusaega, tehti graafikus kohandusi, ilma et projekti üldine tempo või struktuur oleks kannatanud.

Projekti õnnestumise tagas detailne ja reaalajas uuendatav ühine jälgimistabel. See tööriist andis nii Maximale kui ka Telemale igal hetkel täpse ülevaate kõigi tarnijate ERP-süsteemidest, EDI-võimekusest, kontaktisikutest ja testimise staatusest.

Selline süsteemne koordineerimine ja andmete läbipaistvus võimaldas hoida kaasamisprotsessi kindlana ka väga suure tarnijate baasi puhul.

Tarnijate tagasiside 

Tarnijate tagasiside oli valdavalt positiivne. Paljud partnerid olid üleminekut digitaalsele andmevahetusele juba pikisilmi oodanud ning tervitasid Maxima algatust soojalt. Ootuspäraselt varieerus ettevõtete tehniline valmisolek siiski märgatavalt: kui osa tarnijaid oli võimeline kohe liidestuma, siis teised vajasid süsteemide ettevalmistamiseks ja nõuete täitmiseks täiendavaid arendusi või kohandusi.

Pöördepunkt Maxima EDI küpsuses

Aasta jooksul liideti Maxima EDI-võrgustikuga edukalt ligikaudu 170 uut tarnijat.

Selle algatuse pikaajaline mõju on olnud märkimisväärne. Pärast programmi käivitamist on EDI-andmevahetuse mahud jätkanud stabiilset kasvu ning paberivaba dokumendivahetus on muutunud kõigi koostööpartnerite jaoks loomulikuks ja iseenesestmõistetavaks standardiks.

Kuigi projekti algfaasis valitses teatud ettevaatlikkus selles osas, kas nii mahukas liidestamine on planeeritud ajaraamis teostatav, lükkasid süsteemne lähenemine ja distsiplineeritud juhtimine need kahtlused ümber. Protsess osutus oodatust tõhusamaks ja paremini hallatavaks, mistõttu jäi Maxima IT-osakond saavutatud tulemustega väga rahule:

„Telema professionaalsus ja süsteemne lähenemine muutsid kaasamise etteaimatavaks ja skaleeritavaks protsessiks. Nende meeskond võttis täieliku vastutuse, mis võimaldas meil saavutada tulemusi, milleni oleksime iseseisvalt jõudnud oluliselt raskemini.”
– Evgenia Lysenko, Maxima Eesti IT projektijuht

Peamine järeldus

Maxima kaasamisprojekt näitab, et EDI-võimekuse laiendamine suure tarnijabaasi puhul eeldab eelkõige süsteemsust, selgust ja distsiplineeritud juhtimist.

Konkreetsed tähtajad, optimeeritud testimisprotsessid ja järjepidev järelkommunikatsioon võimaldavad liidestamist tõhusalt skaleerida ka sadade partneritega keerukates keskkondades.

Kui liidestamist juhitakse selgelt defineeritud projektina, mitte juhusliku kõrvaltegevusena, järgnevad ka mõõdetavad tulemused.

Kas soovite oma EDI-võrgustikku kiiremini laiendada?

Kui teie organisatsioon soovib EDI lahendusest maksimumi võtta, on koordineeritud ja süsteemne tarnijate kaasamine selleks kiireim tee.

Telema kaasamise spetsialist on teile selles protsessis toeks, hallates tarnijatega suhtlust, protsesside koordineerimist ja struktureeritud järeltegevusi osana meie terviklikust teenusest.

Liidestamistoe saamiseks võtke ühendust:
Marianne Kobin
marianne.kobin@telema.com