Koostöös Ektacoga toimunud veebiseminaril “EDI – Edu retsept HoReCa sektoris” tutvustasid Telema ja CompuCashi esindajad, kuidas muuta ostuarvete haldusprotsessid sujuvamaks kasutades EDI ehk elektroonilist andmevahetust.
Lisaks Telema ja CompuCashi esindajate ettekannetele jagas enda kogemust ka Siigur restoranide tegevjuht Mattias Põld ning veebinar on järgi vaadatav Youtubes.
Vaata järgi
Populaarseks osutunud veebiseminari käigus oli osalejatel võimalik küsida oma ala spetsialistidelt küsimusi, mille vastuseid jagame ka oma blogi lugejatega.
Küsimused:
“Kas arved lähevad panka kinnitamiseks läbi raamatupidamise või neid peaks ikka ise sisestama? Meil on raamatupidajaga kokkulepe, et me ise sisestame panka arved ja kinnitame, seetõttu jääb ikkagi arve sisestamine meie jaoks alles?”
Maksekorralduste sisestamine panka on eraldi protsess võrreldes arvete sisestamisega CompuCashi. Kui te ei saa oma protsessi nii ümber korraldada, et raamatupidaja saaks maksekorraldused otse raamatupidamisprogrammist panka laadida, siis tõepoolest jääb maksekorralduste käsitsi sisestamine teie ülesandeks.
Küll aga aitab EDI-teenus arvete sisestamisel CompuCashi, lisades need automaatselt koos kõigi ridadega. See on ajamahukam ja töömahukam ülesanne, mille EDI suudab oluliselt lihtsamaks muuta.
“Kui ma kasutan Telema teenust elektrooniliste andmevahetusel, siis kuidas suudate teha vahet arvetega, mis peavad minema restorani/lattu või mis on teenusarved ja peaksid minema otse raamatupidamisse.”
EDI arved vs e-arved. Kuluarveid on võimalik adresseerida vaid juriidilisele isikule (e-arved). EDI on eraldi teenus kaubaarvete vahetamiseks. Rohkem EDI ja e-arvete kohta saad lugeda meie blogist.
“Kui tellin sama toodet erinevatelt tarnijatelt, kummalgi eraldi tarnija tootekood, kuidas ta siis süsteemi läheb?”
Igalt tarnijalt ostes tuleb esmakordsel impordil saatelehe tooted siduda CompuCashi laotootega. Ühel laotootel võib olla mitu tarnijat, kus igaühel on oma tootekood.
“Kas süsteem “seob” enda jaoks tooted ribakoodi alusel või toote nime järgi?”
Sidumine toimub tarnija tootekoodi alusel. Igal tarnijal on oma toodetele unkaalsed tootekoodid, mille alusel seotakse saatelehelt tulnud toode, CompuCashis oleva tootega.
“Kas saatelehel (nt leib 0,45g 5 tk) saab kenasti ka kg sisse võtta?”
Saab. Toote seost luues on vaja märkida, et 1 pakk leiba annab lattu 450 grammi toorainet “Leib”.
“Kui koos toidukaubaga tellin ka hambatikuid, siis mis saab hambatikkudest, sest need ei lähe lattu?”
Need tooted, mis lattu ei pea jõudma võib ostuarvelt CompuCashis eemaldada, kuid see ei ole parim variant, sest siis arve summa ei klapi. On veel 2 varianti. Esimene, luua CompuCashi toode “Kulukaup” ja kõik sellised asjad sellena sisse osta. Teine variant on teha kaks ostu, laotoodetele ja teine kulukaubale ning kulukauba arvet mitte üldse sisse võtta.
“Lisaks juurde Riina esitatud küsimusele: Kui on kasutusel mitu ladu ettevõttes kuidas saab määrata millisesse lattu see toode minema peab. Näiteks toode “Piim” on nii köögi kui baari laos ning vastavalt on vaja sisse võtta ka õigesse lattu tooted.”
See erisus tehakse juba ostu vormistadas, kus tarnijale tuleb teavitada, millisesse lattu toorainet ostetakse. Kui peaks juhtuma, et kõik satub ikkagi ühte lattu, siis saab CompuCashi siseselt teha alati ladude vahelsit liikumist, millega näiteks “Piima” baari laost köögi lattu saab liigutada.
“Täpsustan veel oma “piima küsimust” 🙂 ehk siis peaks tegema eraldi tooted “piim, köök” ja “piim, baar””
Ei. Tooraine jääb samaks, erisus on seal, kus laos toorainet hoitakse.
“Saatelehtededel ei kajastu näiteks andmed, mis on vajalikud PTA-le ehk siis kalade ja lihade kuupäevad. Kas sellel on ka lahendust mõeldud või peab ikkagi osa arveid hoidma paberkandjal?”
E-andmevahetuses on olemas väljad selleks, et terviseamet saaks vajaliku info kontrolliks. Püügikuupäevad, alkoholilitsentsi kuupäevad ja isegi tapmiskuupäevad liha puhul, kõik on tehnilises dokumendis olemas. Täpsema murega palun pöörduge CompuCashi poole, kes aitab sobiva lahenduse leida teie murele.
“Kas arve koostamisel on 1 dokument iga saateleht? Näiteks kui köök tellib kaupa väikeste kogustega, ühelt tarnijalt mitu korda päevas. Kas iga tellimus maksab 39 senti (+ kuutasu)?”
Dokumentide arvestuses on tõesti iga vahetatud dokument 0.39 eur, kuid 20 minutit tööaega arve sisestamisel on kindlasti kulukam. Seda ka juhul kui tegemist on mitme väikese arvega, kulub kokku arvete sisestamisele sama hulk ning on ka lõppkokkuvõttes kulukam.
“Meil on kokku 5 baari/ööklubi. Ühes kohas on umbes 25-60 sisseostu arvet kuus. Kas meil on võimalik võtta üks pakett ja majasiseselt jagada see gruppideks?”
Kui on tegemist ühe juriidilise isikuga, siis on Telemaga võimalik sõlmida üks leping ja siis on Teie jaoks tegemist branchide ehk eri asukohtadega ning dokumentide maht arvestatakse kõigi asukohtade peale kokku. Kui on tegemist erinevate juriidiliste kehadega, siis on vajalik sõlmida ka Telemaga erinevad lepingud.
“Küsimus Compucashi mobiilse pangaterminali kohta. Kuna meil on tooteid päris palju, et need terminali väikesele ekraanile ei mahu ära siis ka selline variant on ka võimalik, et terminali taha saab panna enda ekraani, mille pealt teenindaja saab tooteid lisada?”
Paraku eraldi ekraani taha ühendada ei saa aga meil on tehtud lisa arendus, kus saab nuppude paneeli suuremaks klikkida. Samuti saab luua erinevaid tootenuppude paneele.