EDI- ja e-arved: õunad ja apelsinid

E-arveldus, eFlow, Uudised

EDI- ja e-arved: õunad ja apelsinid

Kas EDI-arved erinevad e-arvetest? Oleneb sellest, kuidas me neid defineerime. Võime liigitada neid näiteks nii, et  e-arve on arve, mille summad kantakse ostja raamatupidamises otse kuludesse.  EDI arvega edastatud  kaubaandmed võetake aga kõigepealt arvele ostja laos(tavaliselt edasimüügi eesmärgil). Sellisel juhul võime öelda, et EDI ja e-arved on erinevad. 

Võtame vaatluse alla juhtumi, kus ühe arvega müüakse kahte sorti apelsine ja kahte sorti õunu. Saatja ehk müüja poolt vaadates on tegu lihtsalt elektroonilise arvega. Erinevus tekib vastuvõtja ehk ostja poolel. 

  1. Oletame, et esimesel juhul on ostjaks büroojuht, kes soovib kontoritöötajaid puuviljadega rõõmustada. Sellisel juhul kantakse arve otse kontorikuludesse, tavaliselt kogusummana. Vahel jaotatakse see kogusumma näiteks erinevate osakondade vahel. 
  2. Oletame, et teine ostja on kauplus, kes kavatseb need puuviljad lõpptarbijatele edasi müüa. Sellisel juhul peab kauplus võtma nii õunad kui apelsinid sortide kaupa laos arvele ning kulukanded tekivad alles pärast müüki.  

EDI-arvetel on rohkem andmeid kui lihtsatel e-arvetel

Vaadeldud kahel ostjal on  arve otstarve üsna erinev. Esimesel ostjal piisab arve väljastaja, maksetähtaja ja summa teadmisest ehk lihtsast e-arvest. Teisel ostjal jääb ainult nendest andmetest väheks. Tõenäoliselt on erinevatel õuna- ja apelsinisortidel erinev kogus, hind, parim enne kuupäev, jne. Igal EDI arvereal on toodete kohta olla palju andmeid (GTIN-kood, kogus, ühik, pakend,, partii number jpm). Eriti põhjalikud on andmed arvete puhul, mis on samaaegselt arve-saatelehed. 

Esimene oluline erinevus seisnebki arve detailsuses. Lihtne e-arve formaat ei hõlma kõiki kaubandustehingute raames toodete kohta vahetatavaid andmeid. EDI-arve üksainus rida võib kanda 100 korda rohkem struktureeritud andmeid kui üks terve e-arve.

EDI-arveid saab adresseerida äriüksuse tasandil

Teine oluline erinevus peitub adresseerimises. Tavalisi e-arveid väljastatakse ainult ettevõtte tasandil (nt arve saaja on Selver AS) ja kuludokumendi jaoks on see täiesti piisav. EDI-arveid saab aga adresseerida äriüksuse tasandil (nt on arve saajaks Järve Selver või  Pirita Selver), võimaldades automaatse andmete impordi õiges kaupluse laos. 

EDI- ja e-arved on mõlemad “puuviljad”

Kokkuvõtteks võime nii e-arve kui ka EDI-arve liigitada “puuviljadeks” – üldise definitsiooni järgi on elektroonilised arved masinloetavad arved, mida saab töödelda ilma inimese sekkumiseta. Nende kaks peamist erinevust on: 1) arveridade detailsus on EDI-arvete puhul palju suurem ja 2) ainult EDI-arved võimaldavad adresseerimist äriüksuse tasandil.

Kokkuvõtteks, ärge võrrelge EDI- ja e-arveid, nagu te ei tohi võrrelda õunu ja apelsine. Kuluarveteks lihtsatest e-arvetest tavaliselt piisab. Kuid kaubanduse ja/või tootmisega tegelevate ettevõtete puhul, kus kaup tuleb laos arvele võtta, tasub kaaluda EDI-arvete kasutamist.