EDI- ja e-arved: siga ja kägu

Kas EDI-arved erinevad e-arvetest? Oleneb sellest, kuidas me neid defineerime. Võime liigitada neid näiteks nii, et  e-arve on arve, mille summad kantakse ostja raamatupidamises otse kuludesse.  EDI arvega edastatud  kaubaandmed võetake aga kõigepealt arvele ostja laos, tavaliselt edasimüügi eesmärgil. Sellisel juhul võime tõesti öelda, et EDI ja e-arved on erinevad. 

Vaatleme juhtumit, kus ühe arvega müüakse kahte sorti apelsine ja kahte sorti õunu. Müüja ehk arve saatja jaoks on see lihtsalt elektrooniline arve. Erinevus tekib aga vastuvõtja ehk ostja poolel.

1. Oletame, et esimesel juhul on ostjaks büroojuht, kes soovib rõõmustada kontoritöötajaid puuviljadega. Sel juhul kantakse arve otse kontorikuludesse, tavaliselt kogusummana, ja vahel jaotatakse see näiteks erinevate osakondade vahel.
2. Teisel juhul on ostjaks kauplus, kes kavatseb puuviljad edasi müüa. Siis tuleb õunad ja apelsinid võtta laos sortide kaupa arvele ning kulukanded tekivad alles pärast müüki

EDI-arvetel on rohkem andmeid kui lihtsatel e-arvetel

Nende kahe ostja vajadused arve sisu osas on üsna erinevad. Esimesele piisab arve väljastaja, maksetähtaja ja summa teadmisest ehk lihtsast e-arvest. Teisel juhul sellest ei piisa: puuviljade sortidel võivad olla erinevad kogused, hinnad ja parim enne kuupäevad. Iga EDI-arve rida sisaldab palju tooteandmeid, nagu GTIN-kood, kogus, ühik, pakend ja partii number. Eriti põhjalikud on andmed arvetel, mis toimivad samaaegselt ka saatelehtedena.

Esimene oluline erinevus ongi arve detailsus: lihtne e-arve formaat ei hõlma kõiki andmeid, mida kaubanduses ja logistikas vahetatakse. EDI-arve üksainus rida võib sisaldada 100 korda rohkem struktureeritud andmeid kui terve e-arve.

EDI-arveid saab adresseerida äriüksuse tasandil

Teine oluline erinevus peitub adresseerimises. Tavalisi e-arveid väljastatakse ettevõtte tasandil (nt Selver AS), mis on kuludokumendi jaoks piisav. EDI-arveid saab aga adresseerida täpsemalt, äriüksuse tasandil (nt Järve Selver või Pirita Selver), mis võimaldab andmete automaatse impordi konkreetse kaupluse laos.

EDI- ja e-arved: nagu siga ja kägu

Kokkuvõttes on nii e-arvetel kui ka EDI-arvetel palju ühist: mõlemad on masinloetavad elektroonilised arved, mida saab töödelda ilma käsitsi sekkumiseta. Samas eksisteerivad selged erinevused. Esiteks on EDI-arvetel oluliselt rohkem detailset teavet iga toote kohta. Teiseks võimaldavad ainult EDI-arved adresseerimist täpsemalt äriüksuse tasandil, mis on eriti oluline logistika ja laoseisu jälgimise puhul. Nii nagu siga ja kägu kuuluvad mõlemad loomariiki, on nad siiski oma olemuselt erinevad: üks on loom ja teine lind.

Kokkuvõte

Ärge võrrelge EDI- ja e-arveid, nagu ei tasu võrrelda siga ja kägu. Lihtsate kuludokumentidena on e-arved enamasti piisavad, kuid ettevõtete jaoks, kes peavad laoarvestust, võivad EDI-arved osutuda hädavajalikuks.