Saatjate ja vastuvõtjate andmed EDI-dokumentidel
Suurem osa tootjaid turustab oma toodangut jaemüüjate vahendusel. Paljudel jaemüüjatel on kauplusi rohkem kui üks, suurematel kettidel lausa sadu. Kui tarnija saab jaemüüjalt tellimuse, ei piisa pelgalt teadmisest, et see tuli Maximast või Lidlist. Oluline on täpselt aru saada, millisest poest, kaupluse osakonnast või laost tellimus pärineb. Ja vastupidi, arved tuleks adresseerida mitte jaemüüja peakontorile, vaid igale kauplusele või laole eraldi.
Miks on adresseerimine EDI puhul nii keeruline?
Adresseerimine on EDI üks suurimatest väljakutsetest. Selleks, et tavapost adressaatideni jõuaks, on igal majal aadress. Samamoodi peab elektroonilise dokumendiliikluse toimimiseks igal adressaadil olema oma kordumatu e-aadress. Kui tavaposti puhul on geograafilised aadressid ametlikult registreeritud, siis e-aadresside jaoks sellist ühtset registrit paraku ei ole.
Kas e-aadressides võiks kasutada mõnda ettevõtetes juba olemasolevat koodi, näiteks ettevõtte registrikoodi, käibemaksukoodi või IBAN-kontonumbrit? Kui ettevõttel on ainult üks äriüksus (üks geograafiline asukoht), võiks see isegi toimida.
Mitme eraldi paikneva üksusega ettevõtted (nt jaemüüjad)
Kui ettevõttel on mitu asukohta, läheb asi keeruliseks. Paljudel jaemüüjatel on kauplusi rohkem kui üks, mõnikord on neid sadu. Ka restoraniketid toimetavad sageli rohkem kui ühes asukohas. Neil puhkudel ettevõtte registrikood ei töötaks, sest üks number kirjeldab kogu ettevõtet, mitte ühte haru. Samal põhjusel ei sobi käibemaksukood või pangakonto number.
Parim praktika: EDI-dokumentides kasuta adresseerimiseks GLN-koode
GLN-kood (Global Location Number) on globaalselt unikaalne 13-kohaline number, mida kasutatakse asukoha tuvastamiseks. GLN-kood on kõigile tuttava toodete tuvastamiseks kasutatava vöötkoodi GTIN lähisugulane. Mõlemat standardit haldab üleilmne organisatsioon GS1.
EDI-dokumentides kasutatavad GLN-koodid tuleb ära kirjeldada ka ettevõtte majandustarkvaras. Reeglina on majandustarkvarades hankija-/kliendikaartidel GLN-koodide jaoks eraldi väljad. Kui eraldi välja pole, püüdke veenda oma tarkvara tugiettevõtet seda looma või kasutage äripartnerite GLN-koodide kirjeldamiseks mõnda teist välja.
Kust saada GLN-koode oma ettevõtte tarbeks?
Nii nagu GTIN-koode, jagab ka GLN-koode organisatsiooni GS1 kohalik esindus – Baltimaades:
Kui ettevõte juba kasutab oma toodete tarbeks registreeritud GTIN-koode, on tal tõenäoliselt olemas ka GLN-kood, kuna see väljastatakse iga liikmesettevõtte jaoks automaatselt.
Mida GLN-koodid näitavad?
GLN-koode saab kasutada mis tahes administratiivsetel või kaubanduslikel eesmärkidel asukohtade unikaalseks tuvastamiseks. Need võivad olla nii ettevõttesisesed asukohad kui ka kohad, mida kasutavad teie kaubanduspartnerid ärisuhtluses kasutavad. GLN-koodi abil saab tuvastada:
- Juriidilisi isikuid
- juriidiline või toimiv üksus, näiteks ettevõte, selle tütarettevõte/filiaal, ostja, müüja või osakond.
- Funktsionaalseid asukohti
- virtuaalne aadress, nagu võrguaadress, mida kasutatakse elektrooniliste ärisõnumite edastamisel.
- Füüsilisi asukohti
- mingi kindel füüsilise aadressiga asukoht, näiteks kaubariiul, laadimissild, kaupade kohaletoimetamise punkt, ladu, hoones asuv ruum.
Milline on GLN-koodiga kaasnev kulu?
Kui astute rahvusvahelise standardiorganisatsiooni GS1 liikmeks, kaasneb sellega liitumistasu ja aastamaks. Registreeritud GTIN-koodide (standardsed vöötkoodid) kasutamisel olete tõenäoliselt juba organisatsiooni liige ja aastamaks, mis sisaldab GLN-koode, on juba tasutud.
Kui vajate mitteliikmena ainult GLN-koode (kuni 10), on ühekordne liitumistasu ca 50-60 eurot ja samas suurusjärgus on ka aastamaks. Jaemüüjale, kes vajab enam kui 10 GLN-koodi (kuni 1000 kaupluse jaoks), on aastamaksu suurus umbes 100 eurot.
Millised on GLN-koodide kasutamise eelised?
GLN-koodid tagavad tarneahela andmevoogude automatiseerimise laitmatu toimimise – see ongi kõige olulisem põhjus nende hankimiseks. GLN-koodide kasutamine on kindlasti EDI üks parimatest praktikatest. Kui te veel ei kasuta GLN-koode, hakkavad paljud partnerid seda teilt peagi nõudma.
Globaalne asukohakood (GLN):
- võimaldab kõigi osapoolte asukohtade unikaalset ja globaalset tuvastamist
- omistatakse mistahes asukoha määramiseks tarneahelas
- esitatakse GS1-128 vöötkoodi vormingus
- hõlbustab äriprotsesside automaatset töötlemist
- lihtsustab andmete töötlemist, vähendades nende edastus- ja hoiustamiskulusid.
Kokkuvõtteks võib öelda, et võimaldades unikaalselt eristada osapooli ja asukohti, aitab GLN jälgida kaubalogistikat, optimeerida protsesse ning muuta tarneahela tehingud läbipaistvamaks. GLN toimib osapoolte ja asukohtade jaoks samamoodi, nagu vöötkoodid (GTIN) toodete puhul.
Kui teil tekib veel küsimusi, võtke julgesti meiega ühendust.