Poola üleminek kohustuslikule B2B e-arveldusele KSeF-i kaudu

2026. aastal peavad Poolas tegutsevad ettevõtted võtma kasutusele riigi kliiringsüsteemi Krajowy System e-Faktur (KSeF), et saata ja vastu võtta firmadevahelise kaubandusega (B2B) seotud e-arveid. Nõue jõustub esmalt veebruaris ning puudutab ettevõtteid, kelle aastakäive ületab 200 miljonit Poola zlotti (PLN). Alates 2026. aasta aprillist laieneb see ka teistele ettevõtetele. Selleks, et vähendada käsitsi raporteerimist ja sellest tulenevat lisatööd, hakkab KSeF’i andmetel põhinema ka käibedeklaratsioonide (VAT) esitamine. Selles blogipostituses selgitame, mida see praktikas tähendab ning kuidas selleks valmistuda.

Praegune olukord

2026. aasta jaanuari seisuga on Poola e-arveldussüsteem jagunenud kaheks. 2019. aasta augustis võttis Poola Rahvuskogu vastu määruse, mis kohustab e-arveid kasutama nii avaliku sektori asutused kui nende tarnijad. Dokumendivahetuse toetamiseks loodi riiklik e-arvelduse platvorm Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF), mis tegutseb OpenPeppoli võrgustikus ning on kooskõlas Euroopa standardiga EN 16931 (XML/PEPPOL).

Erasektori sisestele tehingutele nõue siiani ei kehtinud, mistõttu said ettevõtted arveid vahetada ka platvormi väliselt, kasutades selleks erinevaid traditsioonilisi formaate, näiteks PDF-e. See olukord on aga muutumas.

2022. aastal sai Poola Euroopa Liidult heakskiidu käibemaksureeglite muutmiseks ning aastal 2023 tehti vastavad täiendused ka käibemaksuseaduses. Kohustuslik B2B e-arveldamine pidi esialgselt jõustuma alates 2024. aasta juulist, kuid tehniliste probleemide tõttu lükati see edasi, aastasse 2026.

Eesootav muudatus: kohustuslik e-arveldamine B2B tehingutes

2026. aastal plaanib Poola KSeF-i ja PEF-i omavahel liidestada. Üleminek üldisele e-arve kohustusele toimub etapiti: alates 2026. aasta veebruarist laieneb nõue suurtele maksumaksjatele, kelle aastakäive ületab 200 miljonit PLN, ning alates 2026. aasta aprillist peaaegu kõigile Poolas käibemaksukohustuslasena registreeritud ettevõtetele. Vabastatud on üksnes transpordi ja piletimüügi, finants- ja kindlustusteenuste ning teatud piiriüleste või isearveldusega seotud lahenduste pakkujad.

Üleminekuperioodil, mis kestab kuni 2026. aasta lõpuni, ei määrata vigade eest rahatrahve. Samuti võivad kuni 30. septembrini 2026 jääda senisesse formaati arved, mille väärtus on alla 450 PLN või kuni 10 000 PLN kuus. Alates 2027. aastast peab aga iga makse sisaldama KSeF-i numbrit ning eksimuste korral võivad järgneda sanktsioonid.

PS: KSeF-i kaudu ei pea arveid väljastama ettevõtted, kes on registreeritud mõnes väLisriigis ega oma Poolas püsivat tegevuskohta.

Mida tähendab see teie Poola ettevõtte jaoks

• Teie arveldusvoog muutub KSeF-keskseks: kõik arved liiguvad läbi platvormi automaatse valideerimise. Aktsepteeritud arve loetakse õiguslikult väljastatuks, tagasilükatud arve aga mitte. 
• Pelgast PDF-ist enam ei piisa, vaja on FA(3) XML-formaadis struktureeritud andmeid. ERP või arveldussüsteemi puhul eeldab see enamjaolt  API-integratsiooni olemasolu.
• Kui te juba vahetate äripartneritega struktureeritud e-arveid, näiteks EDI kaudu, jääb see suure tõenäosusega KSeF-i kõrval paralleelseks vooks. Põhjus on lihtne: EDI dokumentides kasutatakse sageli detailset äriinfot, mida KSeF ei toeta, näiteks erikoode või tarneandmeid.
• Muutub ka arvete vastuvõtmine: Poola käibemaksukohustuslased peavad olema tehniliselt valmis arveid KSeF-i kaudu vastu võtma.
• Tõrgete puhuks on vaja varuplaani. Kui reaalajas edastamine ebaõnnestub, võib arve väljastada offline-režiimis, kuid see tuleb laadida KSeF-i hiljemalt järgmisel tööpäeval. „Offline24” on osa toimemudelist.
• Nõuete täitmise riskiprofiil on ajas muutuv. Kui 2026. aastal kehtib üleminekuperiood ning trahve ei määrata, siis alates 2027. aasta 1. jaanuarist võivad reeglite rikkumisel kohalduda haldustrahvid.

Kuidas Telema saab aidata

Piiriüleses nõuete täitmises, arveldusreformides ja digitaliseerimises toetab teid Telema. Meie kompentents aitab:

• mõista Poolas kehtivaid standardeid, formaate ja lubatud kanaleid e-arvelduseks;
• hinnata teie valmisolekut ning koostada praktiline tegevuskava struktureeritud e-arveldusele ja raporteerimisele üleminekuks;
• vähendada katkestuste, arvete tagasilükkamiste, maksete hilinemise või auditiriskide ohtu.

Lühidalt: Telema aitab teil luua ühenduse Poola e-arveldussüsteemiga.

Kokkuvõte

Kui olete Poola ettevõte, tuleb tegutseda kohe. Võtke meiega ühendust juba täna, kui vajate abi e-arvelduse ülesseadmisel, Poola määruste mõistmisel või KSeF’iga liitumisel.