Prisma kauplused lähevad üle Coopile: mida tähendab muudatus tarnijatele?

Prisma kaupluste üleminek Coopile toob tarnijatele kaasa muudatusi nii tellimuste saatjates, kaupluste GLN-koodides kui ka elektrooniliste dokumentide liikumises. Senised Prisma kauplused liituvad Coopi võrgustikuga järk-järgult 2026. aasta septembrist novembri lõpuni.

Kuna testtellimusi enne üleminekut ei saadeta, peavad tarnijad oma majandustarkvara ja EDI-seadistused valmis panema enne iga kaupluse üleminekukuupäeva. Nii saab vältida olukorda, kus esimene päris tellimus jääb vale kauplusekoodi, puuduva GLN-i või aktiveerimata EDI-ühenduse tõttu töötlemata.

Prisma 13 kauplust liituvad Coopi võrgustikuga

Coop Eesti Keskühistu sai Prisma Peremarketi ja selle 13 Eestis asuva kaupluse omanikuks 1. septembril 2026. 

Kauplusi ei hakka haldama üks keskne ettevõte. Need jaotatakse Coopi piirkondlike ühistute vahel:

• Tallinna ja Harjumaa üheksat kauplust hakkab haldama Coop Harju;
• Rapla kauplust Coop Rapla;
• Annelinna ja Sõbra kauplused lähevad Coop Tartu alla;
• Narva kauplus jääb Coop Eesti Keskühistu hallata.

Esimese kauplusena läks 9. septembri ööl vastu 10. septembrit Coopi süsteemidele üle Roo Prisma, millest sai Roo Maksimarket. Ülejäänud kaupluste üleminek toimub etappide kaupa kuni 24. novembrini. Coop avalikustas Prisma kaupluste liitumise täpse ajakava 7. septembril. 

Mida tähendab Prisma kaupluste üleminek Coopile EDI vaatest?

Ülemineku käigus vahetatakse kauplustes välja kassasüsteem ning tellimused hakkavad saabuma Coopi piirkondlike ühistute alla kuuluvatest kauplustest.

See tähendab tarnijale kolme olulist muudatust.

1. Tellimuse saatja muutub

Pärast konkreetse kaupluse üleminekut ei saabu tellimus enam Prisma kaupluselt. Uueks tellijaks saab vastava Coopi piirkondliku ühistu alla kuuluv kauplus.

Seetõttu peab tarnija ERP-s olema loodud õige ostja või kaupluse kirje ning see peab olema seotud õige kliendikoodi ja GLN-iga.

2. Kauplused saavad uued GLN-koodid

Igale endisele Prisma kauplusele on loodud uus GLN. Tarnija peab kontrollima, et uus GLN oleks tema ERP-s määratud õigele Coopi kauplusele ja kliendile. Kui tarnija kasutab GLN-i asemel oma sisemisi kliendikoode, tuleb ka need Telema süsteemis ja majandustarkvaras uute asukohtadega õigesti siduda.

3. Dokumentide liikumine muutub 2DOC-protsessiks

Uued Coopi kauplused hakkavad tarnijatega kasutama 2DOC tarnemudelit, mis hõlmab kahte põhidokumenti:

1. ORDER – Coop saadab tarnijale elektroonilise tellimuse;
2. INVOICE – tarnija saadab Coopile elektroonilise arve.

Prisma kasutas varem 4DOC tarnemudelit, millesse kuulusid lisaks tellimusele ja arvele saateleht DESADV ning vastuvõtukinnitus RECADV. Seetõttu tasub tarnijatel kontrollida, et nende süsteem suudaks uute Coopi kaupluste tellimusi töödelda just kokkulepitud 2DOC-protsessi järgi.

COOPi (seniste Prisma) kaupluste uued GLN-id ja üleminekuajad

Uus GLN	Coopi kaupluse nimi	Haldav ühistu	Üleminekuöö
4740660994023	Roo Maksimarket	Coop Harju	09.–10.09
4740660994009	Tiskre Maksimarket	Coop Harju	16.–17.09
4740660994054	Maardu Konsum	Coop Harju	21.–22.09
4740660993996	Vanalinna Konsum	Coop Harju	23.–24.09
4740660994016	Sikupilli Peremarket	Coop Harju	28.–29.09
4740660994078	Kristiine Peremarket	Coop Harju	05.–06.10
4740660994030	Rocca Peremarket	Coop Harju	12.–13.10
4740660994061	Lasnamäe Peremarket	Coop Harju	19.–20.10
4740660994047	Mustamäe Peremarket	Coop Harju	26.–27.10
4740660993989	Rapla Maksimarket	Coop Rapla	02.–03.11
4740660993972	Annelinna Peremarket	Coop Tartu	09.–10.11
4740660993965	Sõbra Peremarket	Coop Tartu	16.–17.11
4740660993958	Narva Peremarket	Coop Eesti Keskühistu	23.–24.11

 

Üleminekuöö tähendab ajavahemikku, mil vastav Prisma kauplus viiakse üle Coopi nimele ja infosüsteemidele. Tarnija jaoks on oluline, et vajalikud muudatused oleksid tehtud vähemalt 2 päeva enne märgitud kuupäeva, kuna tellimused uuest kauplusest hakkavad tulema juba enne kaupluse ümberlülitumist. 

Tarnija kontrollnimekiri enne üleminekut

Testtellimusi enne kaupluste üleminekut ei saadeta. Esimene uue Coopi kaupluse tellimus on seega kohe päris tellimus. Enne iga kaupluse üleminekukuupäeva kontrollige järgmist:

1. uus Coopi kauplus on ERP-s loodud ja asub õige piirkondliku ühistu all;
2. uus GLN või majandustarkvara sisemine kliendikood on seotud õige, st COOP kaupluse/tarnekohaga Telema süsteemis;
3. Majandustarkvaras on EDI-ühendus vastava Coopi üksusega on aktiveeritud, st klient on majandustarkvaras seadistatud kasutama 2doc tarnemudelit ning ORDER-dokumendi import töötab kokkulepitud kujul;
4. INVOICE-dokumendil kasutatakse õigeid, st COOPi ja tarnekoha andmeid;
5. ettevõttes on kokku lepitud, kes kontrollib esimest tellimust;
6. võimaliku vea korral on teada, kelle poole pöörduda.

Jälgige esimest tellimust pärast kaupluse üleminekut

Pärast iga kaupluse üleminekut soovitame kontrollida, kas esimene tellimus:

• jõudis edukalt Telema kaudu kohale – see võib tulla varem kui üleminekuöö;
• imporditi ilma vigadeta;
• jõudis ettevõttes tellimuse töötlemise eest vastutava inimeseni.

Samuti tuleb kontrollida, et esimene arve läheks õigele juriidilisele isikule ja sisaldaks kõiki Coopi nõutud tunnuseid. Kui arve ei jõua kohale või jääb süsteemis veateatega seisma, tasub ühendust võtta enne järgmise tellimuse või arve saatmist.

Telema aitab EDI-ühendused üleminekuks ette valmistada

Prisma kaupluste üleminek Coopile ei tähenda tarnija jaoks üksnes kaupluse nime muutmist. Õigesti peavad olema seadistatud nii osapooled, GLN-id, sisemised koodid kui ka elektrooniliste dokumentide liikumine.

Telema aitab kontrollida olemasolevaid EDI-ühendusi, luua vajalikud ühendused uute Coopi kauplustega ning lahendada esimeste dokumendivoogude käigus tekkivaid küsimusi.