2DOC vs. 4DOC: vähem vaidlusi ja õigeaegsed maksed

Kaup saadetakse ostjale ja selle põhjal esitatakse arve. Vastuvõtmisel selgub aga, et tarnitud kaup ei vasta arvel märgitud andmetele, mistõttu pannakse makse ootele.

Tarnijal tuleb seejärel väljastada kreeditarve, oodata selle kinnitamist ja koostada uus arve. Nii pikeneb maksetsükkel ning suureneb raamatupidajate töökoormus.

Jaekaubandusse tarnivate ettevõtete jaoks tuleb selliseid olukordi ette sageli. Piisab puuduvast tootest, kahjustatud pakendist või koguste erinevusest, et kauba vastuvõtt aeglustuks ja makse viibiks. Küsimus on: kas see peabki nii olema?

Mis on 2DOC?

2DOC on protsess, mille käigus vahetavad ostja ja tarnija kahte elektroonilist dokumenti: tellimust ja arvet.

Ostja saadab tellimuse, tarnija lähetab kauba ja esitab arve. Rohkem dokumente protsessi ei kuulu.

Just selle lahenduse lihtsus talle saatuslikuks saabki: arve koostatakse enne, kui tarnija teab, kui palju kaupa ostja tegelikult vastu võttis.

2DOC-i probleemid

„2DOC toimib hästi siis, kui kõik läheb täpselt plaani järgi, kuid tegelikkuses juhtub seda harva,“ selgitab Telema EDI ärisuuna juht Sven Uustalu. „Selle peamiseks nõrkuseks on ajastus, sest arve väljastatakse enne, kui ostja on kinnitanud, mis tegelikult kohale jõudis.“

Kui tellitud, lähetatud ja vastu võetud kogused erinevad, tuleb lahknevused hiljem eraldi lahendada. Selle tulemusel:

• viibivad maksed ja kauba vastuvõtt, sest arve ja tarne erinevused tuleb enne üle kontrollida;

• suureneb halduskoormus, kuna mõlemad pooled peavad tegelema lisadokumentide, paranduste ja kreeditarvetega;

• hinnainfo jõuab inimesteni, kes seda ei vaja, sest arveandmeid töötlevad ka logistikameeskonnad.

Mis on 4DOC?

4DOC täiendab 2DOC-protsessi kahe dokumendiga. Tellimuse ja arve vahele lisatakse saadetise kinnitus (DESADV) ning vastuvõtuteade (RECADV).

Seega liigub ostja ja tarnija vahel nelja tüüpi dokumente:

1. Tellimus – ostja saadetud teade, mis sisaldab infot tellitava kauba, koguse, hinna, tarneaja ja muude tingimuste kohta.
2. Saateleht (DESADV) – tarnija saadetud teade selle kohta, milline kaup tegelikult teele pandi. See võib sisaldada infot koguste, pakendite, sisu ja pakkimisviisi kohta. Hinnainfo võib dokumendist välja jätta, nii et logistikameeskonnad ei pea nägema äriliselt tundlikke andmeid.
3. Vastuvõtuteade (RECADV) – ostja saadetud teade, milles kinnitatakse peale kauba vastuvõttu selle tegelikud kogused ning mille alusel tarnija koostab arve ja saadab selle tellijale. 
4. Arve – müüja esitatud maksenõue tarnitud kauba eest. Ideaaljuhul koostatakse ja saadetakse see automaatselt vastuvõtuteate põhjal, nii et arvel olevad kogused vastavad ostja kinnitatud kogustele.

Kui tarnitud kogused kinnitatakse enne arve väljastamist, lähtuvad mõlemad pooled samadest andmetest. See vähendab maksete viibimist ja vajadust kreeditarvete järele.

Eelistad visuaalset selgitust? Vaata meie lühikest 2-minutilist 2DOC ja 4DOC videot, et näha, kuidas need protsessid praktikas toimivad.

4DOC näide

Vaatame lihtsat näidet.

Jaemüüja tellib 8 kasti piima, kuid tarnija laos on ainult 7. Teele pannakse 7 kasti ning ostjale saadetakse saateleht, kus on kirjas tegelik lähetatud kogus.

Transpordi käigus saavad 2 kasti kahjustada. Ostja kontrollib saadetise üle, võtab vastu 5 tervet kasti ja saadab vastuvõtuteade, kus märgib vastu võetud koguseks 5.

Müüja koostab arve nende 5 kasti põhjal.

Nii vastab arve tegelikult vastu võetud kaubale. Kreeditarvet ei ole vaja, makse ei jää vaidluse tõttu ootele ning raha laekub õigeaegselt.

4DOC eelised

4DOC-i peamine eelis on ajastus: erinevused selgitatakse välja enne arve koostamist. Tarnija jaoks tähendab see mitut eelist:

• Tooted jõuavad kiiremini riiulile: kaup saab vastu võtta lähetusandmete põhjal ning koguste kontroll ei sõltu raamatupidamisest.
• Hinnainfo jääb konfidentsiaalseks: logistikameeskonnad saavad tarneandmeid töödelda ilma hindu nägemata.
• Kreeditarveid on vähem: arve koostatakse tegelikult vastu võetud koguste põhjal.
• Maksed laekuvad õigel ajal: vastuvõtuteatega kooskõlas olevad arved ei jää erinevuste lahendamise tõttu ootele.

Suured jaeketid nagu Rimi ja Prisma juba kasutavad 4DOC-i.

Prisma finantsjuht Merje Aavasalu ütles Telemale, et nemad näevad seda süsteemi kui “win-win lahendust kõigile.“ Ta selgitas, et „See ei tähenda ainult meie tööprotsesside tõhustamist, vaid lihtsustab ka tarnijate tööd, mis omakorda aitab meil pakkuda klientidele paremat teenust.“

Eriti suure kasu võivad 4DOC-ist saada tarnijad, kes töötavad kiiresti liikuvate tarbekaupade ehk FMCG-sektoris, kus ka väikesed erinevused võivad tekitada märkimisväärset lisatööd.

Kas soovid vabaneda arvetega seotud viivitustest?
Broneeri 15-minutiline 4DOC demo →