E-arvete standardite ja formaatide nõuded aastatel 2026-2027

Valitsuste kehtestatud nõuete laine tõttu on PDF-arvete e-posti teel saatmise ajastu ametlikult lõppemas. Selle asemel liiguvad ettevõtted digitaalsete alternatiivide poole.

E-arve sisaldab struktureeritud masinloetavaid andmeid, mida tarkvara saab automaatselt töödelda. E-arvete standardid määratlevad, mida arveandmed tähendavad ja milline teave peab arvel sisalduma, samas kui formaadid defineerivad selle, kuidas neid andmeid tehniliselt pakendatakse ja süsteemide vahel vahetatakse. Koos määravad standardid ja formaadid, kas teine süsteem saab arvest aru ja suudab seda töödelda.

Ühise standardi järgimine on siiski ainult osa protsessist; täpsustusteta võivad kohalikud erinevused põhjustada nii valideerimisvigu kui makseviivitusi. Telema e-arvelduse äriliini juht Heigo Protten selgitab: „E-arve võib järgida õiget standardit ja siiski valideerimisel läbi kukkuda, kui kohalikud reeglid, marsruutimise suunised või ERP väljade vasted on valed. Ettevõtete jaoks on sageli keeruline need üksikasjad riikide, võrkude ja kaubanduspartnerite lõikes täpsena hoida.”

Seetõttu tulenevad paljud tagasilükkamised pigem puuduvatest või valedest kohalikest andmetest kui standardist endast. Et ettevõtted ei peaks koodiloendeid, valideerimisreegleid ja marsruutimisandmeid iiga riigi ja tehingutüübi jaoks majasiseselt haldama, teevad seda e-arve operaatorid.

EN 16931: Euroopa e-arvelduse alus

Euroopas on EN 16931 peamine struktureeritud e-arvelduse standard. See kirjeldab elektroonilise arve nõudeid ja aitab tagada, et ühe organisatsiooni loodud arvet on võimalik eri riikides, sektorites ja süsteemides teise organisatsiooni poolt töödelda.

Standard sai alguse avalikest hangetest ja B2G-arveldamisest, kus see on juba pikka aega olnud kohustuslik. Muudetud EN 16931-1:2025, mis kehtib alates 2026. aasta veebruarist, on aga kohandatud spetsiaalselt B2B-tehingute jaoks, et toetada Euroopa Liidu õigusaktide paketti “Käibemaks digiajastul” ehk ViDA. 

EN 16931 põhineb CORE-arvemudelil, mis määratleb olulise teabe, mida kõik nõuetele vastavad süsteemid peavad mõistma. Lisaks sellele saavad riigid ja võrgud lisada spetsiifilisi nõudeid CIUS-i ehk Core Invoice Usage Specification-i kaudu, mis piirab või laiendab põhimudelit konkreetsete sektorite või haldusalade jaoks. Näiteks saab CIUS-i abil lisada kohustuslikke maksukoode, ostja identifikaatoreid või marsruutimisviiteid.

Seega puutuvad ettevõtted sageli kokku nii üldise e-arvelduse standardi kui riigipõhiste profiilidega. 

ViDA: e-arveldus kui kohustus

2025. aasta märtsis vastu võetud ja aprillis jõustunud Euroopa Liidu õigusaktide pakett ViDA ajakohastab ja ühtlustab ettevõtete maksuarvestust. ViDA tõttu on ümber töötatud ka ettevõtetevahelises äris kasutatav e-arvete standard EN 16931.  ViDA kehtestab e-arvelduse ja digitaalse käibemaksuaruandluse järkjärgulised tähtajad kuni 2035. aastani.

Olulised on järgmised kuupäevad:

• 2026. aasta lõpp: liikmesriigid peavad ViDA direktiivi üle võtma riigisisesesse õigusesse.
• Jaanuar 2030: ettevõtetel ei ole enam vaja saaja nõusolekut e-arve väljastamiseks.
• Juuli 2030: piiriülesed ELi-sisesed B2B-tehingud kuuluvad kohustusliku e-arvelduse ja digitaalsete aruandlusnõuete ehk DRR-i alla. E-arved muutuvad vaikimisi lahenduseks ning:
  • peavad vastama standardile EN 16931;
  • peavad olema väljastatud 10 päeva jooksul;
  • peavad olema maksuhaldurile esitatud peaaegu reaalajas.

• Jaanuar 2035: enne 2024. aastat loodud riigisisesed e-arvelduse süsteemid, näiteks Itaalia oma, peavad vastama ELi mudelile.

Üks ViDA muudatus puudutab nii ostjaid kui ka müüjaid. Asjaomaste ELi-siseste B2B-tehingute puhul võib käibemaksu mahaarvamise eelduseks saada nõuetele vastava e-arve olemasolu. Praktikas tähendab see, et ärikliendid ei pruugi saada käibemaksutagastust, kui nad ei saa teilt nõuetele vastavat e-arvet. Seetõttu hakkavad suuremad ostjad tõenäoliselt selliseid e-arveid ostuarvete käsitlemisel nõudma juba enne ametlikku tähtaega.

Riiklikud nõuded jõustuvad samuti EL-i ajakavast kiiremini. Belgia muutub ettevõtetevaheline e-arveldus kohustuslikuks alates 2026. aasta jaanuarist ning Prantsusmaa, Saksamaa, Poola ja Rumeenia võtavad reegleid kasutusele etapiviisiliselt. Ettevõtete jaoks, kes tegutsevad Baltikumis ja mujal ELis, on oluline teada, millise riigi nõuded neile kohalduvad ja millal need jõustuvad.

Peamised e-arvete formaadid

E-arvelduses saab kasutada mitut formaati, sõltuvalt riigist, tehingutüübist, võrgust ja ostjast.

Universal Business Language ehk UBL on XML-põhine formaat, mida kasutatakse laialdaselt sellistes võrkudes nagu Peppol. Selle paindlik struktuur toetab üksikasjalikke arveandmeid, sealhulgas arveridu, makse- ja tarneinfot ning makseandmeid, mistõttu sobib see hästi piiriüleseks arvelduseks ja B2B-tehinguteks. Kuna UBL on väga detailne, on valideerimisvigade vältimiseks hädavajalikud täpne väljade vastendamine ja õigete koodide kasutamine.

Cross-Industry Invoice ehk CII, mida haldab UN/CEFACT, on teine struktureeritud XML-formaat, mida EN 16931 kontekstis sageli kasutatakse. See toimib ka XML-komponendina hübriidformaatides, nagu Factur-X ja ZUGFeRD. Praktikas sõltub UBL-i ja CII valik tavaliselt vastuvõtva võrgu, kliendi või ametiasutuse nõuetest.

Factur-X ja ZUGFeRD on hübriidformaadid, mis ühendavad inimesele loetava PDF-arve XML-andmetega. Selle tulemusel näeb finantstiim tuttavat visuaalset dokumenti, samal ajal kui tarkvara saab kasutada masinloetavaid andmeid. Hübriidformaadid on eriti kasulikud juhul, kui kaubanduspartneritel on erinev e-arvelduse võimekus. Need toimivad seni, kuni arvesse lisatud XML sisaldab nõutud andmestruktuuri. Kui XML on vale, ei läbi arve valideerimist, nagu ei läbiks seda ka ükski muu vigane formaat.

Peppol BIS Billing määratleb, kuidas arved liiguvad Peppoli võrgus kooskõlas standardiga EN 16931, ning seda kasutatakse laialdaselt korporatiivsetes piiriülestes tehingutes. Kuigi Peppol lihtsustab rahvusvahelist ühenduvust, ei vabasta see kohalike nõuete täitmisest.

E-arvelduse nõuded tehingutüübi järgi

Erinevatele tehingutüüpidele kehtivad sageli erinevad reeglid.

Ettevõtte ja avaliku sektori vahelistes tehingutes (B2G) on tavaliselt kõige rangemad vastavusnõuded, sealhulgas konkreetsed formaadid, profiilid, marsruutimise ID-d ja edastuskanalid. Automatiseeritud valideerimine lükkab tagasi kõik andmed, mis ei vasta eristusnõuetele.

Ettevõtetevahelised tehingud (B2B) on üldiselt paindlikumad, kuid neidki piiravad riiklikud nõuded ning ViDA. Levinud arvevahetuse viisid on Peppol, EDI-võrgustikud, riiklikud platvormid ja ERP-integratsioonid ning vahetatavad andmed on sageli keerukad. Näiteks on levinud allahindlused, mitu valuutat ja detailsed arveread.

Ettevõtte ja tarbija vahelised tehingud (B2C) ei kuulu ELi-ülese e-arvelduse kohustuse alla. B2C andmed on tavaliselt lihtsamad, kuid riigid võivad neile kehtestada kaspetsiifilisi aruandlusnõudeid. Samuti vajavad endiselt läbimõtlemist andmekaitse ja kliendikogemus.

Õige e-arve formaadi valimine

Ainuõiget formaati pole, on vaid konkreetsele arvele sobiv formaat. Valiku tegemisel on hea lähtuda järgmisest viiest küsimusest:

1. Kus ostja asub?
   Riiklikud reeglid määravad sageli aktsepteeritava formaadi, platvormi ja valideerimisprotsessi.
2. Mis tüüpi tehinguga on tegemist?
   B2G-, B2B- ja B2C-tehingutele võivad kehtida erinevad nõuded.
3. Millist võrku või platvormi kasutatakse?
   Peppol, riiklikud maksuportaalid, EDI ning avalike hangete süsteemid võivad nõuda konkreetseid profiile.
4. Mida vastuvõttev süsteem toetab?
   Isegi kui kaks formaati on õiguslikult kehtivad, võib ostja süsteem aktsepteerida ainult ühte.
5. Millised kohalikud koodid ja identifikaatorid on nõutavad?
   Arve tüüp, käibemaksukategooria, marsruutimise ID, ostja viide ja skeemiidentifikaatorid võivad määrata, kas arve läbib valideerimise.

Siiani on olnud viimane sõna vastuvõtval süsteemil, kuid ViDa tõttu on ka see muutumas. Kui saaja nõusolekut e-arve saatmiseks enam vaja ei ole, siis muutub olulisemaks arve vastavus standardile EN 16931 ja kohalikele nõuetele. 

Standardiseeritud e-arvelduse eelised

Korrektselt rakendatud e-arvete standardid ja formaadid parandavad andmete vastavust, muutes seeläbi tõhusamaks kogu menetlusprotsessi. Need:

• vähendavad käsitsi andmesisestust;
• vähendavad sisestusvigade riski;
• muudavad kiiremaks arvete kinnitamise, maksmise ja võrdluse;
• ning lihtsustavad andmete arhiveerimist ja maksuaruandluse nõuetele reageerimist.

Rahvusvaheliste ettevõtete jaoks mugandab standardiseeritud e-arveldus uutele turgudele laienemist ning piiriülest kaubandust. Ühised standardid ja formaadid muudavad erinevate nõuetega kohandumise tehniliselt lihtsamaks. 

Kokkuvõte

Isegi standardite olemasolul võib e-arvete kasutuselevõtt on keeruline, sest kuigi ViDA pakub selleks nõuete näol motivatsioon, siis ei lahenda see kõiki kaasuvaid probleeme. Muutlikud formaadid, erisused riiklike nõuete ajakavades ja kaubanduspartnerite vahel ning ERP-ide erinev tehniline võimekus tekitavad lisakoormust süsteemihalduse eest vastutavatele finants- ja IT-tiimidele.

Sisemise hoolduskoormuse vähendamiseks kasutavad paljud ettevõtted e-arve operaatoreid, kes aitavad tagada vastavuse erinevatele regulatsioonidele ja valideerimisreeglitele. Kehtiv e-arve on sama tugev kui selle aluseks olevate andmete täpsus.

Küsi e-arvelduse konsultatsiooni: