Partnerite veenmisest ei piisa: EDI vajab selget kaasamisstrateegiat

Kui ettevõtted soovivad suurendada EDI kasutuselevõttu, osutub suurimaks väljakutseks tavaliselt partnerite kaasamine. Praktikas kasutatakse selleks kaht peamist liidestamisstrateegiat: opt-in ja opt-out. 

Globaalse e-arvelduse ja maksunduse raporti Billentis andmetel viivad opt-in mudelid tavaliselt oluliselt madalama kasutuselevõtuni, samas kui opt-out mudelid võivad sama ajaperioodi jooksul saavutada umbes 85–90% kaasamistaseme.

Opt-in kaasamine: võimalus

Opt-in mudeli puhul põhineb parnerite kaasamise strateegia veenval ja julgustaval suhtlusel ning teavitustööl. Selgitatakse nii liidestumise eeliseid kui selleks vajalikke samme, kuid protsessi algatamine jääb partneri otsustada. Mõnikord pakutakse partneritele ka lisastiimulit, näiteks loteriipiletite või soodustuse näol. 

See lähenemine sobib hästi pilootprojektideks või väiksematele partnerigruppidele, kuna võimaldab liikuda tempos, mis vastab partneri prioriteetidele. Teisalt, kui ajastus on partneri käes, muutub protsess sageli aeglasemaks. Paljud partnerid nõustuvad põhimõtteliselt, kuid praktilisi samme ei tee.

Opt-in võib pikendada ka perioodi, mil ettevõtted peavad manuaalseid protsesse paralleelselt töös hoidma, näiteks saatma e-kirju või käsitsi dokumente töötlema.

Opt-out kaasamine: kohustus

Opt-out mudeli puhul kehtestatakse EDI alates kindlast kuupäevast uueks standardseks tööviisiks. Partnereid teavitatakse ajakavast, nõuetest, järgmistest sammudest ning tihti ka viivituse korral rakenduvatest meetmetest. Neil on võimalus taotleda erandlikku kohtlemist või lisaaega, kuid üks on selge: üleminek toimub.

See lähenemine aitab tagada, et partnerorganisatsioonides, kus integratsiooniprojektid konkureerivad teiste algatustega, on liidestumine prioriteetide nimekirjas kõrgemal kohal. Küsimus ei ole enam selles, kas partner liitub, vaid kuidas ja millal üleminek toimub.

Opt-out strateegia eelised

Opt-out peamine eelis on selgus. Kui opt-in’i puhul võib EDI’le üleminek tunduda vabatahtlik, siis opt-out määratleb kindlalt nii ajalised piirid kui vastutuse. Üheselt mõistetav sõnum tagab, et projekt saab ellu viidud. 

Samuti peegeldab opt-out mudel suuremahuliste EDI juurutuste rahvusvahelist praktikat ja head tava. Parimad tulemused saavutatakse siis, kui ettevõtted juhivad üleminekut aktiivselt, kindlate tähtaegade, ühtse kommunikatsiooni ja järjepidevate järeltegevustega.

Kuidas opt-out strateegiat edukalt rakendada

Opt-out mudel toimib kõige paremini siis, kui see on üheselt mõistetav ja õiglane ning partneritele pakutakse ülemineku sooritamisel tuge. Tugev strateegia peaks sisaldama:

• selget ja realistlikku üleminekutähtaega: „Alates 01.06.2026 võtame vastu ainult masinloetavas formaadis EDI arveid Telema kaudu.“
• mõistuspärast põhjendust: „Soovime muuta kauba vastuvõtu protsessid tõhusamaks.“
• selgeid eeliseid partnerile: „EDI võimaldab kiiret ja turvalist andmeedastust ühest ERP-st teise. E-dokumendid tagavad teabe kvaliteedi ja vähendavad käsitsi andmete sisestamise vajadust.“
• lihtsaid liidestamisjuhiseid: „Järgmise sammuna looge ühendus Telema portaalis.“
• varajast ja korrapärast kommunikatsiooni
• tuge tehnilistes küsimustes
• järjepidevat järeltegevust ja meeldetuletusi enne tähtaega
• konkreetset protsessi erandite käsitlemiseks
• tasusid käsitsi töötluse eest, kui see on asjakohane
• EDI nõuete lisamist tarnelepingutesse

Opt-out on mõistlik valik ettevõtetele, kes soovivad, et EDI kasutuselevõtt oleks kiire, laiaulatuslik ja prognoositav.

Läbimõeldud kommunikatsioon parandab tulemusi. Liidestamise e-kirjade mallid tarnijatele ja ostjatele aitavad muuta sõnumi ühtseks, praktiliseks ja kergesti kasutatavaks.

Kas soovite parandada enda EDI kaasamisstrateegiat?

Kui teie ettevõte soovib maksimeerida EDI kasutuselevõttu partnerite seas, saab Telema aidata valida sobiva mudeli, segmentida partnereid ning juhtida juurutust selge kommunikatsiooni ja järeltegevusega.

Konsulteeri liidestamise spetsialistiga: