Duplikaat dokumendinumbrid on saatanast

EDI, Uudised

Duplikaat dokumendinumbrid on saatanast

“Meie klient on taas saatnud kaks tellimust sama numbriga. Ühel on 15 rida ja teisel 10 rida. Kuidas me peaksime teadma, milline neist on õige? Neil on isegi samad kuupäevad,” muretseb müügiassistent Maria. “Ma tean, seda oleks isegi telefoni teel keeruline kindlaks teha. Kuidas neid eristada?” nõustub kolleeg Kaspar. 

Duplikaatsete dokumentide keelustamine on hästiehitatud infosüsteemide üks põhisambaid. Dokumendinumbrite taaskasutamine võib põhjustada lisaks segadusele ja ajaraiskamisele tõsiseid vigu tellimustes ning ka tarnevigu.

Enamikus tarkvarades kasutatakse dokumendinumbrit kui peamist tunnust (identifitseerijat), mistõttu peab see olema unikaalne ning mitte duubeldatud. On programme, kus dokumendinumber on teisene tunnus ja eristamiseks kasutatakse lisaväljasid, näiteks järjekorranumbrit vms. 

Isegi kui teie tarkvara lubab duplikaatnumbreid, võib see põhjustada probleeme teile ja teie äripartneritele: 

  • Raamatupidamine – Ka üldtunnustatud raamatupidamispõhimõtetes (GAAP) ja rahvusvahelistes finantsaruandluse standardites (IFRS) on kirjas, et dokumendinumbrid peaksid olema unikaalsed. See muudab ka auditeerimise lihtsamaks. Kui audiitor leiab duplikaatdokumente, võib see teda kannustada otsima muid ebakorrapärasusi ning kulutama protsessile tunduvalt rohkem aega.
  • Müük – Arve saajal pole duplikaatide puhul võimalik otsustada, milline arve on õige. Probleemi lahendamiseks helistatakse või kirjutatakse saatjale. See omakorda võib tekitada hilinemisi tarneahelas ning toote müügis. Halvimal juhul viib see olukorrani, kus toode pole kaupluses saadaval, muutes rahulolematuks ka lõpptarbijad. 
  • Reklamatsioon – Vastuolude puhul pole võimalik tõestada, milline dokument oli “originaalne/õige”. Sealjuures on ka teenusepakkujal võimatu osapooli aidata, kuna dokumendi logi ka nende süsteemis kuvab mitut koopiat samast dokumendist. 

Kui esimene äripartnerile saadetud dokument on väär, ei tohiks kunagi saata uut dokumenti sama numbriga. Parim praktika on alati luua uus dokument uue numbriga ja sealt viidata eelmisele dokumendile, mis oli vigane. Arvete puhul tehakse seda seadusekohaselt kreeditarvega. 

Hea uudis on, et enamus majandustarkvarades on lihtne võimalus luua nii uusi kui kreeditarveid koopiana vanast arvest.

Järgides parimaid praktikaid on teie protsessid oluliselt kiiremad ja probleemide korral on neid parem lahendada.