Miks peaks iga kaubandusettevõte oma tooteinfo haldamise protsessi läbi mõtlema?

Kaubandusettevõtted otsivad üha enam nutikaid tehnoloogilisi lahendusi, mille abil automatiseerida “rumalat tööd” ning tagada sujuvad tööprotsessid. Leiame, et tooteinfo efektiivsem haldamine võimendab ärilist arengut, kuid see viis on seni vähe kasutust leidnud.

Enne kui toode jõuab lõpptarbijani, läbib see tarneahelas mitu erinevat lüli. Teekond algab tootjast, liikudes edasi maaletoojani, sealt jaemüüjani ja jõudes lõpuks kliendini. Selleks aga, et lõpptarbija saaks poeriiulist haarata oma meelepärase juustu, ei piisa ainult kauba füüsilisest liikumisest. Liikuma peavad ka kaubaga seotud andmed, alates tootekoodist ja nimetusest, lõpetades säilivusaja ning koostisega.

Tooteandmete sujuv ja vigadeta liikumine ühelt tarneahela lülilt teisele on müügi mõistes lausa ülioluline. Andmeteta ei ole toode piltlikult öeldes midagi väärt: seda ei saa jaekaupmees laosüsteemi vastu võtta ega lõpptarbijale edasi müüa. Toode võib olla juba päevi kaupluses kohal, kuid puuduva info tõttu pole võimalik seda lettidele panna. Viivituste tõttu tooteandmete liikumises kaotavad tulu kõik tarneahela lülid.

Millest probleem tuleneb?

Tarneahelaga seotud osapooli huvitavad kaupade puhul erinevad tunnused. Veofirmad soovivad peamiselt teada, mis on toote maht, kaal ja hoiustamistingimused, jaekauplust aga huvitavad lisaks ka näiteks selle värvus ja suurus. Seega on tootja olukorras, kus ühte toodet on vaja kirjeldada mitmekümne või isegi mitmesaja erineva tunnusega, et kaup saaks tarneahelas ühelt osapoolelt järgmisele liikuda.

Ühtlasi tuleb arvestada, et müüdavaid kaupu on järjest rohkem. Ka erinevad tervise- ja keskkonnaküsimused on ühiskonnas üha aktuaalsemad, mistõttu nõutav tooteinfo maht kasvab igal aastal. Puudub ülevaade, mida ja kuidas peab kirjeldama.

Eriti keerukaks muudab olukorra asjaolu, et erinevad jaeketid nõuavad andmeid isemoodi. Toome näiteks veinide edasimüüja, kellelt üks jaekett nõuab, et veinid jagatakse sellistesse rühmadesse: värske; aromaatne; kerge; intensiivne; puuviljane. Teine jaekett aga kasutab teistsuguseid rühmi: kerge ja värske; pehme ja puuviljane; kerge ja marjane; tugev ja vürtsikas valge; tugev ja vürtsikas punane ning magus ja aromaatne. Nii peab tarnija sama toodet rühmitama mitmel erineval moel. Mida enam on tarnijal koostööpartnereid, seda keerukam on tooteandmete haldus.

Olukord Eesti ettevõtetes: kaks jahmatavat järeldust

Uurisime rohkem kui sajalt Eesti suurimalt tarnijalt, kuidas nad oma tooteinfot haldavad. Probleem on suurem kui me arvatagi oskasime. Erinevatest vestlustest välja koorunud vastuste põhjal võime välja tuua kaks jahmatavat järeldust.

Esiteks, umbes 85% vastanud tarnijatest täidab jaekettide tooteinfo tabeleid käsitsi ehk “copy-paste” meetodil, tõstes sadu andmevälju ükshaaval ühest Excelist teise. Võib vaid ette kujutada, milline on taolisele käsitööle kuluv ajakulu ettevõttes, kelle sortimendis on näiteks 50 erinevat toodet. Või 500. Ühtlasi ei saa välistada selle meetodi puhul inimlikke näpuvigasid.

Teiseks saime teada, et vähem kui pooltel Eesti suurematest tarnijatest on „ühtse tõega“ tooteinfo andmebaas. Inglise keeles kasutatakse selle kohta väljendit single truth ja/või Golden Record. “Ühtne tõde” tähendab seda, et toote alusandmeid hoitakse süsteemselt kindlas allikas, mida kasutavad kõik teised rakendused. Kuid paraku on ettevõtetes valdavalt tooteandmed laiali erinevates andmebaasides, neid hoitakse erinevates vormingutes ning puuduvad kindlad reeglid, kus ja mida on kellelgi õigus või kohustus uuendada. Seetõttu puudub ettevõtetes ülevaade, milline versioon tooteinfost parasjagu ajakohane ja korrektne on. See on ka üks peamistest põhjustest, miks tarnijatel ei ole võimalik jaekettidele tooteandmete edastamist automatiseerida.

Tehnoloogia ja raha: tooteandmed võiksid liikuda 4x kiiremini?

Mida killustatum on tooteandmete kogu, seda keerukam ja kulukam on seda hallata. Nagu juba mainitud, näitab trend, et ühe toote kohta kogutakse üha enam tunnuseid. Et tagada andmete terviklikkus, ajakohasus, täpsus ning turvaline kättesaadavus, läheb vaja üha enam ressursse. Sellele kasvule ei ole lihtsalt võimalik vana moodi jätkates järele jõuda.

Tooteandmeid aitavad koguda ja hallata tehnoloogilised erilahendused, mida inglise keeles nimetatakse Product Data Management (PDM) või ka Product Information Management (PIM) teenusteks. Parimatel tooteandmete haldussüsteemidel on uuringute kohaselt märkimisväärne positiivne mõju nii müügitulu kasvule kui ka kasumile. Mitmed erinevad uurimused on näidanud, et tänapäevaste tooteandmete haldussüsteemide abil jõuavad uued toote turule kuni neli korda kiiremini.

Kuid kasvuks ei piisa ainult tehnoloogiast, ka äriprotsessid peavad seda toetama. Olenemata sellest, kas andmeid kogutakse tooteandmete haldussüsteemi, majandustarkvarasse või lihtsalt Excelisse, on esmane andmesisestus paratamatu. Just seetõttu on väga oluline andmete kogumise ja haldamise protsess hoolikalt läbi mõelda. Kuidas info tekib, kuhu see liigub, kes liigutab ja kas info on kõigi osapoolte jaoks mõistetav? Alles seejärel saab appi tulla tehnoloogia, mille abil liiguksid andmed äripartneriteni kiiremini ja vigadeta, aidates nii säästa tooteandmete haldamise kuludelt kui ka paremini müüa.