Partnerite kaasamine: 6 sammu, kuidas saada EDI-st veelgi rohkem

Keskmisel tellimusel (või arvel) on 20 rida, mille manuaalne käsitlemine võtab aega kuni 20 minutit. EDI aitab sellest ajast kokku hoida 90% ning seal juures vältida vigu. Telema keskendub selle väärtuse toomiseks oma klientideni. Mida rohkem teie ettevõte elektroonilisi dokumente kasutab, seda rohkem väärtust ettevõte saab. Seetõttu on oluline EDI puhul oma partnereid kaasata suurima kasu saamiseks. 

Järgnevad sammud aitavad teie ettevõttel kasvatada EDI-st tulevat väärtust veelgi:

1. Lisa EDI eeltingimusena ettevõtte müügi/ostu/tarnelepingusse
2. Koolitage oma kolleege küsima elektroonilisi tellimusi/arveid
3. Partnerite kaasamise soovitusteks pöörduge Telema poole
4. Seadistage automaatvastused arvete/tellimuste e-postile
5. Kasutage partnerite kaasamise näidiskirju
6. Määrake oma partneritele EDI kasutuse tähtaeg

1. Lisa EDI eeltingimusena lepingutesse

Mõned meie klientide partnerid on keeldunud EDI-le üleminekust tuues põhjuseks, et seda polne mainitud lepingus. Lisage EDI lepingusse eelistatud (või ainsa) tellimuste ja arvete edastamise kanalina. Nii on teil tugev toetuspunkt, et projektiga kiiresti edasi liikuda. Esimese sammuna lisage punkt kõigisse uute partneritga sõlmitud lepingutesse. Seejärel alustage vanade lepingute uuendamist. Kui see pole piisavalt kiire viis, alustage massilist lepingute uuendamise projekt. 

2. Koolitage kolleege küsima EDI dokumente

Kõik töötajad, kes on mõjutatud elektroonilise andmevahetuse juurutusest, peaksid olema kursis miks seda tehakse, kuidas EDI töötab ning mis on selle kasud. Lihtne on unustada mõningate kolleegide teavitamist ning seda eriti juhul, kui asutakse erinevates poodides või ladudes. Inimesed, kes igapäevaselt tegelevad tellimuste, arvete ja tarnetega, peaksid olema koolitatud, kuidas kommunikeerida EDI teie partneritele. Ainult sel viisil on nad võimelised nõudma elektroonilisi tellimusi või arveid ning pädevad vastama partnerite küsimustele ja muredele. EDI projekti puhul on just nende inimeste toetus alustalaks. 

3. Partnerite kaasamise soovitusteks pöörduge Telema poole

Üheks peamiseks põhjuseks madala EDI kasutusega ettevõtetel on teadmatus millised partnerid EDI kasutavad. Nii saadetakse samadele partneritele dokumente jätkuvalt e-posti teel. Telema pakub oma klientidele tasuta partnerite nimekirja analüüsi ja konsultatsiooni. Vastavalt erinevatele mõõdikutele (kohalik või välismaine partner, dokumentide mahu suurus jne) saab teie partnereid gurpeerida, et alustada järgmiste sammudega. Telemal on pikaaegne partnerite kaasamise kogemus, luues kliendipõhiseid partnerite kaasamise plaane.  

4. Seadistage postikastile automaatvastused

Seadistage automaatsed vastused oma tellimuste ja arvete e-postile, kus palute oma partneritel edastada dokumente läbi EDI. Tehke seda korduvalt, iga kord kui partnerid saadavad dokumente e-postiga. Nii hoiate partnereid kursis oma EDI nõuetega ning saate aina kindlamalt liikuda edasi oma eesmärkide poole. Jätkusuutlik kommunikatsioon on pool võitu. 

5. Kasutage partnerite kaasamise näidiskirju

Toetudes oma kogemustele ning parimale praktikale, oleme teile loonud näidiskirjad partnerite kaasamiseks. See on lihtne ja mugav viis luua just teie ettevõttele sobiv kiri, et teavitada teie partnereid EDI kasutusest. 

Kaasamiskirjad ostjatele

Kaasamiskirjad tarnijatele

Kiri peaks olema selge, lühike ja konkreetne ning selgitama põhjuseid, miks soovite alustada EDI-ga ning alates mis kuupäevast. Lisaks peaks kirjas välja tooma, milliseid kasusid pakub EDI teie partneritele ja ka tagajärjed juhuks kui teie partner ei nõustu tingimustega. 

6. Määrake oma partneritele EDI tähtaeg

Teavitades oma partnereid EDI-le üleminekust seadke täpne, kuid realistlik tähtaeg. See on kuupäev, millal ootate oma partneritelt teiega EDI alustamist. Pidage meeles, et ühenduste üles seadmine võib partnerite poolt võtta aega isegi kui nad EDI juba kasutavad. Kui EDI on partnerite jaoks midagi uut, seda rohkem kommunikatsiooni ja aega on vaja neile pühendada. Samas ärge lükake ühendumise kuupäeva liiga kaugele tulevikku. Ajalugu on näidanud, et ka siin kehtib “õpilase sündroom” – kuigi kuupäev on pikalt ette teada, alustatakse tegutsemist ikka viimasel minutil.

Rohkem EDI partnereid, rohkem väärtust, suurem rahulolu

Meie uuringud näitavad, et kliendid rohkemate EDI partneritega on rahulolevamad. Rahulolu on suurem kuna nad saavad rohkem väärtust EDI teenusest. Loogiliselt võttes – kui elektrooniline dokumendivahetus ühe partneriga säästab aega ja raha, siis mitme partneriga säästab EDI veelgi rohkem aega ja raha. 

Võta meiega ühendust ja alusta oma partnerite kaasamisega!